A fim de atingir maior qualidade, eficiência e consequentemente conseguir maior desempenho da equipe, as empresas adotam diversas metodologias e recursos que contribuem para esses fatores.

Cada vez mais, as empresas estão criando e aplicando uma variedade de programas, métodos e práticas, buscando resultados aprimorados, redução de custos, eliminação de desperdícios e melhorias abrangentes.

Se você conhece nosso blog já deve ter lido sobre muitas dessas metodologias adotadas. Hoje nós falaremos do 5S: o que é, benefícios e como aplicar a metodologia?

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O que é a metodologia 5S?

A metodologia 5S teve sua origem no Japão, após a segunda guerra mundial. Neste período, o país se encontrava em crise. Sendo assim, era preciso encontrar soluções para aumentar a eficiência no ambiente de trabalho e assim voltar a ser uma economia produtiva.

O 5S é um programa simples de gestão para empresas. No entanto, é implementado com muito foco e determinação para gerar um lugar seguro e agradável. Nesse sentido, um de seus princípios é a melhoria contínua, para que seus resultados sejam duradouros e não momentâneos.

Sendo uma ferramenta de gestão para as empresas com foco em melhorar áreas como organização, limpeza e padronização, o programa leva esse nome com base em cinco “s”. Sendo eles sensos japoneses que traduzidos são:

• Seiri – senso de utilização;
• Seiton – senso de organização;
• Seiso – senso de limpeza;
• Seiketsu – senso de normalização;
• Shitsuke – senso de disciplina.

Primeiro S – Seiri

O primeiro S é o conceito de senso de utilização. Nesse senso o objetivo é manter somente o necessário no ambiente de trabalho. É necessário avaliar constantemente os equipamentos em uso. Identificar o essencial e o dispensável. Isso valoriza a concentração e produtividade da equipe.

Segundo S – Seiton

O segundo S é o senso de organização. Após selecionar o que é útil e o que não é, é preciso organizar e categorizar tudo para que os colaboradores saibam onde achar os materiais.

Manter a organização é essencial para que não haja poluição no ambiente de trabalho, tornando-o desconfortável e improdutivo.

Terceiro S – Seiso

O seiso é o senso de limpeza. Aqui é valorizada a união da equipe em manter o ambiente de trabalho limpo. O interessante é que essa responsabilidade é dividida e não apenas delegada apenas para a equipe de limpeza.

A imagem pessoal de cada um também é valorizada, não impondo padrões de vestimenta ou aparência. No entanto, é requerido que todos estejam sempre adequados ao ambiente de trabalho.

Quarto S – Seiketsu

O quarto S é o senso de padronização ou normalização. Esse senso visa tornar todos os outros parte da rotina da empresa, tornando-os algo automático e um hábito da equipe.

O Seiketsu serve para que todos da equipe possam adotar a mentalidade dessa metodologia para que ela realmente surta efeito.

Quinto S – Shitsuke

Esse é o senso de disciplina e autodisciplina. Ele é a prática da metodologia sem que haja cobrança por parte da diretoria, é a implementação bem-sucedida do programa de gestão.

O 5S é a união desses sensos em prol de um objetivo alcançado através de todas as práticas citadas. Assim, o programa passa a ser também um estilo de pensamento. Nesse sentido, para dar certo todos os envolvidos precisam estar com os sensos em mente e prontos para pô-los em prática.

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Benefícios do 5S

O objetivo inicial da metodologia era apenas tornar o ambiente de trabalho um lugar mais limpo, organizado e funcional para que o dia de serviço fosse mais produtivo. No entanto, hoje a metodologia é adotada também para melhorar processos, controlar a qualidade e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Vejamos alguns dos principais benefícios que essa metodologia traz:

Otimização do tempo

Em um ambiente de trabalho organizado, limpo e estratégico os trabalhadores têm mais tempo para investir nas coisas necessárias. Isso ocorre porque não haverá equipamentos, sujeira, desorganização ou outras distrações relacionadas para interromper o trabalho.

Padronização

Um dos sensos é a padronização. Através da união e prática cotidiana da metodologia os processos vão se tornando cada vez mais padronizados, facilitando a rotina.

Redução dos desperdícios

Com o primeiro S, selecionando apenas materiais que são utilizados no dia a dia do trabalho e descartando aquilo que não é útil, é possível reduzir o desperdício, evitando comprar e manter materiais que não são usados.

Melhoria de qualidade de serviço

A junção dos sensos e de seus efeitos resultam numa melhora da qualidade da entrega final. Seja o que for, produto, serviço ou planejamento, se feito em um ambiente no qual esta metodologia é um estilo de vida e algo presente, com certeza terá uma boa qualidade na entrega.

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Como implementar o programa 5S

O grande desafio aqui não é de fato implementar o programa, mas sim mantê-lo com o passar do tempo. Pois apesar de requerer atitudes simples, para mantê-las é necessário cumplicidade e disciplina.   

Avaliação da empresa

Para implementar a metodologia é preciso avaliar quais são os pontos críticos na empresa, e analisar quais melhorias que o programa traz que são necessárias definindo quais áreas têm prioridade e necessitam de mais atenção.

Planejamento

Na fase do planejamento é fundamental selecionar responsáveis por ensinar a metodologia para o resto da equipe, para que cada um entenda os métodos e sua participação na aplicação.

5S

Nessa etapa é imprescindível envolver todos os funcionários na implementação do programa, começando a partir do primeiro senso, aplicando um por vez, até chegar ao último e aplicar a melhoria contínua, fazendo do programa uma filosofia e cultura da empresa.

Foco para manter a metodologia

Após implementar o programa é necessário manter o foco e disciplina para que as ações se tornem um hábito, pois de início pode parecer muito fácil, mas manter a rotina da metodologia é um dos principais desafios.

Resultados

Medir os resultados é essencial para saber o quanto a metodologia está surtindo efeito, por isso, promover avaliações periodicamente pode ser um bom método de medir o nível de comprometimento da equipe e eficiência do programa. É importante acompanhar também mudanças na produtividade, clima do ambiente de trabalho e qualidade de serviço dos funcionários.

Feedbacks

Para motivar a equipe a continuar vivendo a filosofia dos 5S, é preciso mostrar os resultados que a metodologia agrega.

Para isso, a equipe designada a ensinar e implantar a metodologia deve estabelecer uma cultura de feedbacks, mostrando quais resultados estão sendo obtidos através dos novos hábitos e quais benefícios esses resultados agregam, tanto para a equipe, quanto para cada funcionário individualmente.

Extraindo o melhor da sua empresa!

O programa 5S é perfeito para tornar a sua empresa um local mais organizado, seguro e consequentemente mais produtivo.

Agora você já sabe o que é essa metodologia, qual o conceito, seus benefícios e como aplicá-la. Basta seguir o passo a passo e extrair o melhor da sua empresa!

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Se você gostou dessa metodologia e do nosso conteúdo, leia também no nosso blog o artigo “Lean Manufacturing”.