Kanban é um termo japonês que significa cartão ou quadro de sinais e ficou conhecido por ser uma metodologia de gestão visual, com cartões informativos que registram as ações da indústria.

O Kanban é parte essencial de uma boa gestão de projetos, com uma abordagem simples, eficiente e direta para a administração de demandas.

Ao pesquisar por métodos ágeis, geralmente um dos primeiros que você vai se deparar é o Kanban.

Sua popularidade tem motivo: é um método simples de aplicar e que apresenta resultados rápidos.

Nesse artigo você entenderá o que é o método Kanban, como ele funciona e como você pode implementá-lo na sua indústria.

O que é o Kanban?

Kanban é um sistema visual de gestão de trabalho, que busca conduzir cada tarefa por um fluxo predefinido de trabalho.

O conceito de Kanban é caracterizado pelo seu sistema visual, que se constitui em um método estabelecido em um quadro contendo colunas de delimitação. Esse sistema possibilita a subdivisão do trabalho em segmentos ou estados, por meio da disposição de cartões organizados em colunas, os quais sinalizam a posição de cada tarefa no fluxo de trabalho. Os cartões descrevem o trabalho real que transita pelo processo.

Esse conceito também baseasse em estabelecer um limite do trabalho em andamento, que permite atribuir os limites de quantos itens podem estar em andamento em cada segmento ou estado do fluxo de trabalho.

O método Kanban pode ser implementado utilizando cartões de papelão ou por meio de sinais visuais nos estoques. O essencial é que esses elementos contenham informações cruciais como códigos, nomes das peças, fornecedores, locais de armazenamento, consumo, entre outros.

O objetivo dessa metodologia é evitar a procrastinação e aumentar a produtividade no dia a dia. Todo o sistema é pautado de uma forma organizada para tornar o workflow mais produtivo.

Surgimento do método Kanban

Criado por Taiichi Ohno, o Kanban surgiu dentro do sistema Toyota de produção. Ele tem um papel importante no sistema de produção puxada e no conceito Just in Time.

A ideia surgiu após os japoneses irem aos Estados Unidos para conhecer as fábricas norte-americanas.

Na época os supermercados funcionavam da seguinte forma: o cliente entregava a lista de itens desejados e o funcionário ia até o estoque retirá-los.

No entanto, ao chegaram nos EUA, eles se inspiraram nos supermercados da forma como conhecemos hoje, em que os consumidores circulavam com o carrinho e tinham livre acesso aos estoques de produtos.

Taiichi Ohno ficou impressionado com a forma como os supermercados mantinham as prateleiras abastecidas apenas com a quantidade certa de cada produto. Então, ao voltar para o Japão, ele passou a usar cartões de papel para sinalizar e rastrear a demanda em sua fábrica, batizando o novo sistema de “Kanban”.

Qual é o objetivo da metodologia Kanban?

O foco do Kanban é priorizar a produtividade e a organização das entregas. O objetivo é proporcionar um trabalho mais transparente e direcionado.

Ele serve para instalar melhorias contínuas e graduais.

Seguindo seus princípios você consegue melhorar seu fluxo de trabalho, aumentando o valor ao cliente.

Os objetivos do Kanban podem ser mais claros ao discursarmos sobre os tipos de Kanban existentes.

Quais os tipos de Kanban?

Assim como o conceito Lean Manufacturing, o Kanban não se limita a apenas uma forma de implementação ou atuação, ele se adequa àquilo que sua empresa precisa.

Kanban de produção

O Kanban de produção geralmente se divide em três colunas: fazer, fazendo, feito.

Conforme a atividade avançar, a equipe vai “puxa” as tarefas. Assim, os cartões são movidos de etapa em etapa até a conclusão da tarefa.

Cada cartão contém dados sobre a atividade a ser desempenhada. As cores podem indicar o andamento da atividade ou seu segmento.

Kanban de movimentação

Nesse modelo o ritmo de produção se torna proporcional ao padrão de consumo e ao giro dos itens.

O objetivo é fazer o controle das entradas e saídas do estoque, equilibrando a produção com o volume de produtos disponíveis para o mercado.

Nesse tipo a ideia dos cartões segue a mesma que o de produção, entretanto, eles determinam a necessidade de produção do produto, sendo movidos conforme o volume do estoque muda.

Nele é comum encontrar duas variações: um Kanban interno, para controle da produção da própria empresa; e um Kanban externo, para controle de fornecedores e terceiros.

E-Kanban

O E-Kanban é uma adaptação do método para o ambiente digital, mas a estratégia segue sendo a mesma.

Entretanto, por ser digital ele oferece alguns benefícios exclusivos, como por exemplo:

Facilita a comunicação: por ser digital ele pode ser usado como ambiente para discussão, pois permite adicionar comentários e mencionar membros que estejam envolvidos na atividade.

Possibilita a atribuição de responsáveis: em cada cartão pode ser adicionado responsável por realizar a tarefa.

Atribui datas de entrega: torna possível definir datas para a entrega das atividades, e conforme o prazo vai acabando os envolvidos são notificados do restante do tempo limite.

Apontamento de horas: no formato digital é possível calcular quantas horas estão sendo gastas em cada atividade.

Evita a perda de informações: todos os dados do Kanban ficam salvos na nuvem, o que evita que o progresso seja perdido. Essa vantagem só é possível no formato digital, pois no físico pode ocorrer dos post-its caírem e as informações se perderem.

Benefícios e vantagens do Kanban

Já é mais do que verdade que esse método é eficiente e inovador, mas, mais que isso, ele agrega diversos benefícios. Esses são alguns deles:

Produtividade

Como o Kanban disponibiliza dados e status das atividades, classifica por prioridade e é de fácil entendimento, ele causa um grande impacto na produtividade, pois ele encurta os caminhos e direciona o trabalhador ao objetivo.

Redução de custos

Com o quadro Kanban gerenciar o tempo gasto em cada atividade torna-se mais fácil. Dessa forma você consegue entender onde há um investimento de tempo e dinheiro maior, podendo até identificar onde estão os gargalos de produção, e identificando-os, sua empresa também reduz o desperdício. 

Unificação da equipe

O Kanban preza a colaboração.

Com os trabalhos centralizados em um mesmo quadro a equipe consegue seguir em uma mesma direção, identificando para onde e quando devem ir.

Dessa forma se algum funcionário apresentar alguma dificuldade, pode-se notar exatamente onde está o problema e um colega pode ajudá-lo.

 

Como implementar o Kanban

Com tantos benefícios e resultados plausíveis, implementar o Kanban se torna cada vez mais atrativo.

Se você quer adotar o método, mas não sabe por onde começar, os passos a seguir irão te ajudar.

Primeiro passo: mapear os processos

Mapear os processos é o primeiro passo para a implementação do Kanban, seja qual for o tipo que você irá implementar na sua empresa.

Isso porque, para implementá-lo, é necessário que você conheça o processo produtivo da sua empresa para identificar quais etapas do processo tem prioridade e quem está responsável por elas, e qual a melhor forma de organizar as colunas.

Dependendo do tipo de Kanban que você irá aplicar, os passos podem variar.

Segundo passo: priorizar e padronizar etapas

Após mapear os processos, a próxima etapa consiste na definição da padronização de cores, nomes e prioridades. Além de definir qual cor representará determinada informação.

Terceiro passo: treinar a equipe

Há quem considere esse o primeiro passo, pois ele também é essencial para que o método dê resultados.

Entretanto, ao mapear os processos, priorizar e padronizar as etapas, você pode treinar a sua equipe ensinando o conceito, o porquê da implementação e quais são os benefícios, focando no tipo de Kanban que será mais enfático na sua empresa e nos dados que você conseguiu analisar nas etapas anteriores.

Assim, se surgirem dúvidas sobre o método, aplicação ou sobre qual será sua influência no dia a dia do processo produtivo, você já terá as respostas.

Quarto passo: melhoria contínua

O Kanban visa e possibilita melhorar os processos, aumentar a produtividade e otimizar a linha produtiva.

Aplique a melhoria contínua para alcançar os objetivos e adquirir os benefícios propostos por essa metodologia.

 

Por que não aplicar o Kanban?

Nesse artigo você encontrou todas as informações sobre uma das metodologias mais aplicadas atualmente, entendeu o conceito, a origem, seus objetivos, benefícios e como aplicá-la.

Se após tudo isso você ainda está se perguntando: “por que não implementar o método Kanban na minha empresa?” e ainda não chegou na resposta, ela é simples: não há por que não adotar esse método!

Siga os dois primeiros passos de como aplicar e avalie quais são as áreas da sua empresa que podem se beneficiar dessa aplicação.

Faça um teste e meça os resultados trazidos pela aplicação da nova metodologia. Você verá o quanto ela pode fazer diferença no seu negócio.

Um exemplo da sua eficiência é o próprio berço de seu nascimento: o fabricante automotivo Toyota, que em fevereiro de 2016, era a 13ª maior empresa do mundo por receita, e hoje ocupa o oitavo lugar desse ranking.

Gostou desse conteúdo? Se sim, os artigos Just in Time e Lean Manufacturing podem ser assuntos interessantes para você!

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