Para lograr una mayor calidad, eficiencia y consecuentemente lograr un mayor desempeño del equipo, las empresas adoptan diferentes metodologías y recursos que contribuyen a estos factores.
Cada vez más, las empresas crean y aplican una variedad de programas, métodos y prácticas, buscando mejores resultados, reducción de costos, eliminación de desperdicios y mejoras integrales.
Si está familiarizado con nuestro blog, es posible que ya haya leído sobre muchas de estas metodologías adoptadas. Hoy hablaremos de las 5S: ¿qué es, beneficios y cómo aplicar la metodología?
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¿Qué es la metodología 5S?
La metodología 5S se originó en Japón después de la Segunda Guerra Mundial. En ese momento, el país estaba en crisis. Por lo tanto, era necesario encontrar soluciones para aumentar la eficiencia en el entorno laboral y así regresar a una economía productiva.
5S es un sencillo programa de gestión para empresas. Sin embargo, se implementa con mucho enfoque y determinación para generar un lugar seguro y agradable. En este sentido, uno de sus principios es la mejora continua, para que sus resultados sean duraderos y no momentáneos.
Al ser una herramienta de gestión para empresas enfocada a mejorar áreas como organización, limpieza y estandarización, el programa toma su nombre en base a cinco “s”. Siendo los sentidos japoneses que traducidos son:
- Seiri – sentido de utilización;
- Seiton – sentido de organización;
- Seiso – sensación de limpieza;
- Seiketsu – sentido de normalización;
- Shitsuke: sentido de la disciplina.
Primera S – Seiri
La primera S es el concepto de sentido de uso. En este sentido, el objetivo es conservar sólo lo necesario en el ambiente laboral. Es necesario evaluar constantemente los equipos en uso. Identificar lo esencial y lo prescindible. Esto valora la concentración y productividad del equipo.
Segunda S – Seiton
La segunda S es el sentido de organización. Después de seleccionar lo que es útil y lo que no, es necesario organizar y categorizar todo para que los colaboradores sepan dónde encontrar los materiales.
Mantener la organización es fundamental para que no haya contaminación en el ambiente de trabajo, haciéndolo incómodo e improductivo.
Tercera S – Sixo
Sixo es el sentido de limpieza. Aquí se valora la unidad del equipo para mantener limpio el ambiente de trabajo. Curiosamente, esta responsabilidad se comparte y no solo se delega al equipo de limpieza.
También se valora la imagen personal de cada uno, no imponiendo normas de vestimenta o apariencia. Sin embargo, se requiere que todos sean siempre aptos para el ambiente de trabajo.
Habitación S – Seiketsu
La cuarta S es el sentido de estandarización o normalización. Este sentido pretende que todos los demás formen parte de la rutina de la empresa, convirtiéndolos en algo automático y en un hábito del equipo.
Seiketsu sirve para que todos en el equipo puedan adoptar la mentalidad de esta metodología para que realmente tenga efecto.
Quinta S - Shitsuke
Este es el sentido de la disciplina y la autodisciplina. Es la práctica de la metodología sin ser cobrada por el directorio, es la implementación exitosa del programa de gestión.
Las 5S es la unión de estos sentidos en pro de un objetivo logrado a través de todas las prácticas mencionadas. Así, el programa se convierte también en un estilo de pensamiento. En este sentido, para que funcione es necesario que todos los implicados tengan sus sentidos presentes y dispuestos a ponerlos en práctica.
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Beneficios de 5S
El objetivo inicial de la metodología era precisamente hacer del ambiente de trabajo un lugar más limpio, organizado y funcional para que la jornada laboral fuera más productiva. Sin embargo, hoy la metodología también se adopta para mejorar los procesos, controlar la calidad y aumentar la productividad de los empleados.
Veamos algunos de los principales beneficios que trae esta metodología:
optimización del tiempo
En un ambiente de trabajo organizado, limpio y estratégico, los trabajadores tienen más tiempo para invertir en las cosas necesarias. Esto se debe a que no habrá equipos, suciedad, desorden u otras distracciones relacionadas que interrumpan el trabajo.
Estandarización
Un sentido es la estandarización. A través de la unión y práctica diaria de la metodología, los procesos se estandarizan cada vez más, facilitando la rutina.
Reducción de desperdicios
Con la primera S, seleccionando sólo materiales que se utilizan a diario y descartando lo que no es útil, se consigue reducir el desperdicio, evitando comprar y mantener materiales que no se utilizan.
Mejora de la calidad del servicio
La combinación de los sentidos y sus efectos da como resultado una mejora en la calidad de la entrega final. Sea lo que sea, producto, servicio o planificación, si se realiza en un entorno donde esta metodología es un estilo de vida y algo presente, sin duda tendrá una entrega de buena calidad.
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Cómo implementar el programa 5S
El gran desafío aquí no es realmente implementar el programa, sino mantenerlo en el tiempo. Porque a pesar de exigir actitudes sencillas, para mantenerlas es necesaria la complicidad y la disciplina.
calificación de la empresa
Para implementar la metodología, es necesario evaluar cuáles son los puntos críticos en la empresa, y analizar qué mejoras que trae el programa son necesarias, definiendo qué áreas tienen prioridad y necesitan mayor atención.
Planificación
En la fase de planificación, es fundamental seleccionar a los responsables de enseñar la metodología al resto del equipo, para que cada uno comprenda los métodos y su participación en la aplicación.
5S
En esta etapa es fundamental involucrar a todos los empleados en la implementación del programa, comenzando desde el primer sentido, aplicando uno por uno, hasta llegar al último y aplicando la mejora continua, haciendo del programa una filosofía y cultura de empresa.
Enfoque para mantener la metodología
Después de implementar el programa, es necesario mantener el enfoque y la disciplina para que las acciones se conviertan en un hábito, pues al principio puede parecer muy fácil, pero mantener la rutina de la metodología es uno de los principales desafíos.
Resultados
La medición de los resultados es fundamental para saber cuánto está surtiendo efecto la metodología, por lo que promover evaluaciones periódicas puede ser un buen método para medir el nivel de compromiso del equipo y la eficiencia del programa. También es importante monitorear los cambios en la productividad, el ambiente de trabajo y la calidad del servicio brindado por los empleados.
retroalimentaciones
Para motivar al equipo a seguir viviendo la filosofía 5S, es necesario mostrar los resultados que aporta la metodología.
Para ello, el equipo asignado para enseñar e implementar la metodología debe establecer una cultura de retroalimentación, mostrando qué resultados se están obteniendo a través de los nuevos hábitos y qué beneficios aportan estos resultados, tanto para el equipo como para cada colaborador individualmente.
¡Extrayendo lo mejor de su empresa!
El programa 5S es perfecto para hacer de su empresa un lugar más organizado, más seguro y, en consecuencia, más productivo.
Ahora ya sabes en qué consiste esta metodología, cuál es el concepto, sus beneficios y cómo aplicarlo. ¡Solo sigue el paso a paso y extrae lo mejor de tu empresa!
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