Se torna cada vez maior o número de ferramentas que são disponibilizadas visando aumentar a eficiência, produtividade e facilitar a rotina nas empresas.
No artigo de hoje falaremos sobre o gráfico de Gantt: o que é e para que serve. Acompanhe:
O que é o Gráfico de Gantt?
O Gráfico de Gantt ou Diagrama de Gantt é uma ferramenta visual utilizada para controlar e gerenciar um cronograma de atividades de um projeto, ajudando a avaliar os prazos de entrega e recursos críticos.
Ele conta com datas de realização e entrega de tarefas, além de listagem de materiais.
A estrutura do diagrama, semelhante a uma linha do tempo, apresenta uma organização eficiente para o planejamento de projetos. Dividido em eixos, o eixo vertical destaca as tarefas a serem realizadas, enquanto o eixo horizontal indica o tempo de início e término de cada atividade. A combinação desses dois eixos oferece uma visão clara do cronograma do projeto e da prioridade das tarefas.
Nele é possível listas as áreas presentes no processo e assim identificar os responsáveis por cada tarefa.
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Para que serve o Diagrama de Gantt?
O gráfico serve para organizar e acompanhar o andamento de um projeto. Também foi criado visando diminuir os atrasos na produção. Com as informações sobre o projeto, o gestor pode acompanhar e averiguar se o andamento está como o planejado.
Ele serve também para dividir tarefas. Sendo assim, é possível pegar uma atividade e dividi-la em partes, colocando o que fazer antes de iniciá-la, como prepará-la e etapas dela.
Através do diagrama pode-se entender a relação das tarefas, identificar se uma determinada tarefa depende de outra, qual precisa terminar para outra começar etc. Definir as dependências das tarefas é essencial para cumprir os prazos e garantir o fluxo do projeto. Atrasar ou adiantar uma tarefa pode prejudicar todo o plano.
Definir prazos é outra das utilidades do diagrama de Gantt. Alocando todas as tarefas sabendo as prioridades e identificando as dependências, é possível ter precisão na definição de prazos realistas, podendo até mesmo reduzi-los.
Com atividades, prazos e prioridade definidos, você pode também atribuir responsáveis, assim, ao precisar de informações, descobrir o progresso ou alinhar algo, o gestor sabe exatamente com quem precisa falar.
Identificação de erros e otimização do fluxo de trabalho
O diagrama pode ser usado para acompanhar o atravessamento de ordens de produção e as operações programadas em cada máquina da fábrica, entendendo os gargalos e identificando ociosidade de máquinas.
E como citado anteriormente, fornecer acompanhamento do projeto é uma das principais funções do diagrama, não apenas para o gestor, mas para a equipe que participará das atividades. Assim cada um consegue identificar se está dentro dos prazos, se depende de alguma outra tarefa e se precisa de alguma estratégia para alcançar o objetivo.
No entanto, sobre o acompanhamento do projeto é importante lembrar que o diagrama precisa ser atualizado frequentemente, do contrário não é possível saber em qual etapa o projeto se encontra.
Todas essas utilidades se unem para garantir visibilidade do processo, identificando possíveis erros e atrasos, de modo que as inconstâncias e os imprevistos sejam diminuídos.
Quais os benefícios do diagrama de Gantt?
O principal benefício desse gráfico é conseguir visibilidade dos processos, pois isso possibilita controle e tomada de decisão assertiva.
Cada uma das funcionalidades desse gráfico por si só já são benefícios, mas além delas veremos alguns outros:
- Informar os clientes sobre prazos reais, possíveis atrasos e progresso do projeto proporciona uma relação transparente;
- Otimizar o trabalho;
- Centralizar a equipe;
- Identificar gargalos;
- Criação de planejamento;
- Aumentar a produtividade.
Qual a estrutura do Diagrama de Gantt?
Para montar um gráfico de Gantt de forma correta é preciso primeiro entender sua estrutura, vejamos:
Gráfico de barras de linha do tempo
O gráfico de barras de linha do tempo é fundamental em um diagrama de Gantt. Ele inclui barras de Gantt e outros símbolos que referenciam as tarefas, agendamentos e relacionamentos.
Barra de Gantt
Uma barra de Gantt é a representação visual de uma tarefa. Ela mostra a duração e o tipo de uma tarefa. Ela também pode mostrara a porcentagem de conclusão de uma tarefa, folgas e tempo, datas planejadas e datas reais.
Nome das tarefas
Como o próprio nome já diz, aqui fica explicito a descrição das tarefas.
Escala de tempo
A escala de tempo pode representar dias, horas, semanas, meses etc. Ela controla os intervalos de tempo exibidos no gráfico.
Marcos
Os marcos podem ser datas de metas ou pontos de verificação importantes de um projeto, geralmente são atribuídos a conclusão de um projeto.
Dependências
As dependências são a relação entre uma atividade e outra. Mostram quando e se uma tarefa precisa terminar para que outra comece.
Datas
As datas marcam o início e término de atividades individuais e do projeto como um todo.
Vale lembrar que gráficos de Gantt podem apresentar variações, entretanto, essa é a estrutura e informações base.
Como montar um gráfico de Gantt?
Fazer um gráfico de Gantt não é tão simples, entretanto, se feito corretamente ele pode trazer bons resultados. Abaixo, uma lista com o passo a passo para montar seu diagrama:
1 – Identifique as tarefas individuais
Esse passo pode ser um tanto complicado e difícil, você precisa identificar as tarefas e subtarefas essenciais para concluir seu projeto.
2 – Determine os relacionamentos entre as tarefas
Após terminar a lista, você precisará alinhar as relações entre tarefas. Entendendo quais tarefas dependem de outras, você pode definir a ordem e períodos de início e conclusão.
3 – Crie uma linha do tempo de atividades
Se baseie em prazos reais. Leve em conta o tempo necessário para criar as tarefas individuais e possíveis atrasos antes de estabelecer um prazo. Organize as tarefas de forma a notar as dependências para obter um plano de ação estratégico e eficaz.
4 – Passe as informações para o gráfico
Siga a estrutura do diagrama de Gantt e adicione todas as informações colhidas. Adicione os símbolos necessários e se preciso uma legenda para identificá-los.
5 – Atribua responsáveis
Ligue as tarefas ao indivíduo ou equipe, para que todos saibam que papel desempenhar e o fluxo do projeto siga organizado.
6 – Atualize o diagrama conforme o andamento do projeto
Lembre-se de atualizar o diagrama, marcando prazos vencidos, tarefas concluídas, prioridades e afins. Assim toda equipe terá ciência do andamento do projeto.
Diferencial do Diagrama de Gantt
Como vimos no tópico que explica para que serve o diagrama de Gantt, ele é útil em ambiente industrial, auxiliando nas ordens de produção e operações programadas de máquina, mostrando os gargalos e ociosidade de máquinas, além de trazer muitos outros benefícios.
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