Conhecer e administrar bem o estoque é obrigação das empresas que querem se destacar no mercado, atrair e manter seus clientes. Nesse sentido, para saber se o estoque tem mesmo o que a loja oferece, é necessário realizar o chamado inventário de estoque.
Nesse artigo veremos o que é o inventario de estoque, para que ele serve e como fazer um inventário.
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O que é inventário de estoque?
O inventário de estoque é o sistema de identificação, classificação e contagem dos produtos que estão armazenados. Em outras palavras, trata-se de uma listagem completa de produtos e materiais disponíveis.
Esse inventário é constituído por dados precisos e úteis para a tomada de decisão, abrangendo também os itens em falta, sem giro, avariados e/ou vencidos.
As Normas Brasileiras de Contabilidade estabelecem as diretrizes para a criação desse inventário, bem como os padrões a serem seguidos, incluindo o Registro de Inventário.
Três tipos de inventários de estoque são mais comuns, são eles:
Rotativo
O inventário de estoque rotativo requer contagens de estoques com períodos predefinidos, como semanal, mensal etc. Essa contagem é importante em empresas de alto giro de mercadorias.
Periódico
O inventário de estoque periódico é feito ao fim de um determinado período estabelecido, com o objetivo de atualizar informações do sistema, sanar problemas existentes e criar demonstrativos financeiros.
Permanente
O inventário de estoque permanente é feito de forma automatizada, cada movimentação de entrada e saída de estoque gera um status no produto. Esse tipo de inventário ocorre continuamente e não depende de um período estabelecido.
Para que serve o inventário de estoque?
O inventario de estoque serve para confirmar se os produtos que estão sendo vendidos realmente existem em estoque, ou seja, para verificar se a sua empresa possui os produtos que acredita possuir.
O inventário de estoque, na verdade, vai além do controle de entrada e saída de mercadorias. Ele ajuda a melhorar a administração à medida que aperfeiçoa a gestão de compras. Com o inventário é possível manter as prateleiras sempre abastecidas, evitar furtos, perdas, extravios e até a deterioração dos produtos.
O inventário precisa ser bem detalhado para ajudar a corrigir falhas e agilizar o processo logístico.
Por que o inventário de estoque é importante?
Além da organizar, há muitos motivos pelos quais o inventário de estoque é importante e benéfico, como por exemplo: redução de perdas, desperdícios e custos; melhoria na gestão de estoque e no atendimento ao cliente, além de auxílio para atender requisitos da legislação, ademais, divergência entre os itens do inventário físico e a área contábil podem resultar em multas.
>> Leia também: O que é PCP: Planejamento e Controle da Produção.
Como fazer o inventário de estoque?
Para fazer um inventário de estoque adequado e funcional será necessário organizar algumas etapas, como por exemplo:
Definir um período
Antes de tudo, você precisará definir um dia ou semana em que a sua empresa esteja mais calma, sem muita movimentação de estoque para poder seguir os próximos passos.
Classificar os produtos
Para classificar os produtos é bom dividi-los em grupos, subgrupos, famílias etc. Desse modo será muito mais simples fazer relação entre eles.
Organizar os produtos
Após definir grupos, subgrupos e afins, organizar os produtos em prateleiras, caixas ou armários é uma boa maneira de tornar o processo mais ágil no dia a dia.
Descrever detalhadamente
Cada produto deve ser separado por categoria, e deve ser descrito de forma bem detalhada, com peso, cor, medida, voltagem, por exemplo, além de valores de compra e venda.
Identificar a rotatividade do estoque
Definir o seu giro de estoque é o próximo passo a se seguir, assim é possível saber qual o período de rotatividade e determinar quando o estoque de determinado produto precisa ser reabastecido.
Definição da periodicidade do inventário de estoque
Entradas e saídas de produtos precisam ser atualizadas frequentemente para que o inventário de estoque seja eficaz.
Nessa etapa você irá definir de quanto em quanto tempo a sua indústria irá fazer a contagem de produtos do estoque.
Checagem com confirmação
A cada contagem é importante que haja pelo menos dois colaboradores. Assim, quando os dois terminarem a contagem, se os números de produtos forem os mesmos, significa que a contagem foi feita corretamente.
Verificação de dados com sistema de controle de estoque
Após executar todos os passos citados anteriormente e possuir todos os dados necessários, concilie as informações que você terá em mãos com as de seu sistema de controle de estoque.
Desse modo suas informações seguirão seguras e atualizadas.
Utilização da tecnologia
Sabemos que praticamente todos os processos podem ser automatizados através da tecnologia, e nesse trabalho isso não seria diferente. Sendo assim, use a tecnologia a seu favor para manter seus dados atualizados. Invista em um sistema com controle de estoque e veja a produtividade da sua empresa aumentar.
Conclusão
O inventário de estoque é uma parte significativa na rotina de uma indústria, sua presença ou ausência faz total diferença na organização, agilidade e consequentemente nos custos e produtividade da empresa.
Identifique qual modelo de inventário é o mais adequado para sua empresa e comece a aplicá-lo, defina períodos e a melhor estratégia para que ele funcione corretamente no ambiente de serviço e com a equipe.
Caso o inventário de estoque já faça parte da sua rotina e as estratégias e modelos já estejam bem definidos, continue mantendo-o em prática e invista em tecnologia para alcançar ainda mais resultados.
Lembre-se de realizar cada uma das etapas para que não surjam divergências durante o processo, e de utilizar um sistema para controle de estoque, dessa forma a margem de erros diminui e o serviço se torna mais eficiente.
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