A terceirização é uma alavanca poderosa para o crescimento, mas como toda decisão importante para um negócio, sempre traz riscos consigo. Por exemplo, uma empresa que sempre pagou os impostos em dia, pode ser responsabilizada se o fornecedor da limpeza não recolher o FGTS dos funcionários dele. Ou seja, terceirização da atividade não é a mesma coisa que terceirização de responsabilidade. Sem uma boa gestão de riscos com terceiros eficiente, a falta de controle sobre fornecedores, prestadores de serviço e parceiros como um todo pode gerar passivos trabalhistas, acidentes graves e multas pesadas.
Os principais tipos de riscos na contratação de terceiros
As ameaças são complexas e interligadas e são muito maiores do que somente danos financeiros. Vejamos aqui alguns dos problemas mais comuns na gestão de riscos com terceiros:
Riscos legais e trabalhistas
Existe um conceito jurídico chamado responsabilidade solidária e subsidiária. Em termos simples, se o parceiro contratado não cumprir com suas obrigações trabalhistas, a Justiça pode determinar que a sua empresa pague essa conta.
Estamos falando do não recolhimento de impostos, do INSS, ou do FGTS dos funcionários do terceiro. Se esse funcionário entrar com uma ação trabalhista contra o patrão (o terceiro) e ele não puder pagar, o próximo da fila a receber a cobrança é o contratante. É um passivo silencioso que pode comprometer seriamente o orçamento.
Risco de EHS (saúde, segurança e meio ambiente)
Quando um funcionário terceirizado pisa na sua fábrica ou escritório, ele está sob sua responsabilidade de EHS (Saúde, Segurança e Meio Ambiente). E com isso alguns questionamentos são importantes: esse profissional recebeu o treinamento adequado das Normas Regulamentadoras (NRs) para a função que vai exercer? Ele possui e sabe usar os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) corretos? A empresa dele tem um programa de saúde ocupacional (PCMSO) em dia?
Um acidente de trabalho com um terceiro pode resultar em multas pesadas do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e, em muitos casos, na paralisação imediata da sua produção ou operação. Por isso, todo cuidado é pouco.
Riscos operacionais e reputacionais
Aqui, todos os pontos anteriores se conectam. Um acidente (risco de EHS) para a sua linha de montagem. Uma ação trabalhista (risco legal) congela uma verba que seria usada para expansão. Essas são falhas operacionais diretas causadas pela má gestão.
O resultado financeiro é óbvio, mas o dano à reputação pode ser ainda pior. Se a empresa contratante for associada a acidentes de trabalho, práticas trabalhistas questionáveis ou danos ambientais, mesmo que causados por um terceiro, a mancha na reputação é imediata. Clientes se afastam, investidores questionam e o mercado penaliza a sua marca. Afinal, vamos lembrar que nessas horas não importa se este funcionário é terceirizado ou não.
Por que a gestão manual de terceiros não funciona mais?
Muitas empresas ainda tentam gerenciar os terceirizados usando alternativas ultrapassadas: planilhas, pastas físicas em arquivos e trocas infinitas de e-mails, estratégia que pode até ter funcionado com um número pequeno de funcionários. Mas se sua empresa tem 50 fornecedores, cada um com 20 funcionários alocados na sua operação, isso já não se faz mais possível. Afinal, são 1.000 Atestados de Saúde Ocupacional (ASOs) para monitorar, cada um com uma data de vencimento diferente. Isso somado às fichas de EPI, os certificados de NRs, e as CNDs que vencem mensalmente.
Gerenciar isso com ferramentas básicas é praticamente impossível. Informações nunca estarão atualizadas, vencimentos se perdem no controle, auditorias se tornam cada vez mais trabalhosas, e não há visibilidade sobre os subcontratados. Começa-se a remediar no lugar de prevenir.
Como implementar uma gestão de riscos com terceiros eficiente em 4 passos
O melhor caminho é implementar um processo estruturado, com ciclos bem definidos. Destacamos aqui 4 passos para a implementação de um plano efetivo de gestão de riscos com terceiros:
Passo 1: Homologação e qualificação (assessment)
A gestão de risco começa antes da contratação. É necessário verificar a confiança do fornecedor. Isso inclui analisar a saúde financeira, a regularidade fiscal (pedindo as CNDs) e, crucialmente, as certificações de EHS. Esse parceiro tem os programas de segurança necessários para a atividade que ele vai desempenhar? Se a resposta for não, ele não deveria nem ser levado em consideração.
Passo 2: Definição de controles e mitigação
Após a aprovação, é necessário definir as regras. O contrato precisa ter cláusulas claras sobre as obrigações de segurança e conformidade. Além disso, é preciso definir quais documentos serão exigidos com base no risco real da atividade, afinal um fornecedor de material de escritório não apresenta o mesmo risco que uma empresa de manutenção de caldeiras.
Passo 3: Monitoramento contínuo e gestão de documentos
Este é o coração da gestão de riscos de terceiros e onde mais acontecem as falhas. Não adianta pedir o documento apenas na contratação. É preciso garantir que ele se mantenha válido durante todo o contrato. É aqui que se monitora ativamente o vencimento de ASOs, CNHs de operadores de empilhadeira, certificados de treinamento em altura (NR-35) e as certidões fiscais.
Passo 4: Avaliação de desempenho e re-qualificação
No final de um período ou contrato é hora de analisar o histórico desse parceiro. Quantos incidentes de segurança ele teve? Ele manteve a documentação em dia ou foi preciso localizar os documentos e isso levou tempo e gerou custos? Com base nesse desempenho, a empresa toma uma decisão: renovar o contrato, pedir ajustes ou desmobilizar o fornecedor e iniciar um novo processo de homologação.
Como a BMS Integra automatiza a gestão de riscos com terceiros e garante a conformidade
Sistemas especializados em softwares de gestão de terceiros resolvem os problemas centrais que as planilhas e e-mails criam. Em vez de documentos espalhados em pastas e caixas de entrada, tudo fica centralizado na nuvem. O próprio fornecedor pode enviar sua documentação através de um portal, otimizando o processo para todos.
É justamente aqui que a BMS Integra faz a diferença. A plataforma automatiza tarefas críticas da gestão de riscos: onde um gestor de terceiros perdia horas conferindo datas, o software envia alertas automáticos de vencimento, tanto para a equipe interna quanto para o próprio fornecedor, dias antes de um ASO ou certificado expirar.
Com dashboards em tempo real, é possível saber em tempo real qual o seu percentual de conformidade. Pode-se provar (muitas vezes em segundos) que todos os terceirizados trabalhando na planta estão com a documentação em dia. Isso cria um histórico auditável que blinda a empresa juridicamente em caso de fiscalizações ou ações.
Transforme a gestão de terceiros de um risco em uma vantagem competitiva com o BMS Integra
Encarar a gestão de riscos com terceiros apenas como burocracia ou uma forma de “apagar incêndios” é perder o foco. Quando uma empresa adota um processo robusto, apoiado por tecnologia especializada como o BMS Integra, ela faz mais do que evitar multas.
Nossa ferramenta protege seu caixa de passivos trabalhistas, protege sua reputação contra escândalos e, acima de tudo, garante um ambiente de trabalho mais seguro para todos. Uma operação que funciona sem interrupções por acidentes ou paralisações legais é uma operação mais eficiente.
Ao centralizar todas as informações, automatizar controles, garantir visibilidade em tempo real e fortalecer o compliance com terceiros, o BMS Integra transforma um potencial passivo em uma parceria confiável. No final do dia, adotar uma solução profissional não apenas reduz riscos, mas posiciona sua empresa à frente no mercado.
Se o objetivo é transformar a gestão de terceiros em vantagem estratégica, a BMS Tecnologia oferece as ferramentas certas para isso.