Conocer y administrar bien el inventario es una obligación para las empresas que quieren destacarse en el mercado, atraer y mantener a sus clientes. En este sentido, para saber si el stock realmente tiene lo que ofrece la tienda, es necesario realizar el llamado inventario de stock.
En este artículo veremos qué es el inventario de existencias, para qué sirve y cómo hacer un inventario.
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¿Qué es el inventario de existencias?
El inventario de existencias es el sistema de identificación, clasificación y recuento de los productos que se almacenan. En otras palabras, es una lista completa de productos y materiales disponibles.
Este inventario consta de datos precisos y útiles para la toma de decisiones, cubriendo también artículos faltantes, fuera de turno, dañados y/o vencidos.
Las Normas Brasileñas de Contabilidad establecen las directrices para la creación de este inventario, así como las normas a seguir, incluido el Registro de Inventarios.
Tres tipos de inventarios de existencias son los más comunes, son:
Giratorio
El inventario de existencias rotativas requiere recuentos de existencias con períodos predefinidos, como semanal, mensual, etc. Este recuento es importante en empresas con una alta rotación de mercancías.
diario
El inventario periódico de existencias se realiza al final de un determinado período establecido, con el objetivo de actualizar la información del sistema, solucionar problemas existentes y generar estados financieros.
Permanente
El inventario de stock permanente se realiza de forma automatizada, cada movimiento de entrada y salida de stock genera un estado sobre el producto. Este tipo de inventario se realiza de manera continua y no depende de un período establecido.
¿Para qué se utiliza el inventario de existencias?
El inventario de stock se utiliza para confirmar que los productos que se venden realmente existen en stock, es decir, para verificar que su empresa tiene los productos que cree que tiene.
El inventario de existencias en realidad va más allá de controlar la entrada y salida de mercancías. Ayuda a mejorar la administración ya que mejora la gestión de compras. Con el inventario es posible mantener los anaqueles siempre abastecidos, para evitar robos, extravíos, extravíos e incluso el deterioro de los productos.
El inventario debe ser muy detallado para ayudar a corregir fallas y agilizar el proceso logístico.
¿Por qué es importante el inventario de existencias?
Además de la organización, existen muchas razones por las que el inventario de existencias es importante y beneficioso, tales como: reducir pérdidas, desperdicios y costos; mejora en Gestion de Stocks y en el servicio al cliente, además de la asistencia en el cumplimiento de los requisitos legales, además, las discrepancias entre los artículos en el inventario físico y el área de contabilidad pueden resultar en multas.
>> Lea también: Qué es PCP: Planificación y Control de la Producción.
¿Cómo hacer un inventario de existencias?
Para realizar un inventario de existencias adecuado y funcional, será necesario organizar algunos pasos, tales como:
establecer un período
En primer lugar, deberá definir un día o semana en que su empresa esté más tranquila, sin mucho movimiento de stock para poder seguir los siguientes pasos.
ordenar los productos
Para clasificar los productos es bueno dividirlos en grupos, subgrupos, familias, etc. Así será mucho más sencillo hacer una relación entre ellos.
organizar los productos
Después de definir grupos, subgrupos y similares, organizar los productos en estanterías, cajas o armarios es una buena forma de agilizar el proceso en el día a día.
Describe detalladamente
Cada producto debe estar separado por categoría, y debe estar descrito detalladamente, con peso, color, medida, voltaje, por ejemplo, además de valores de compra y venta.
Identificar la rotación de inventario
Definir la rotación de tu inventario es el siguiente paso a seguir, para que puedas conocer el período de rotación y determinar cuándo se debe reponer el stock de un determinado producto.
Definición de la periodicidad del inventario de existencias
Los productos entrantes y salientes deben actualizarse con frecuencia para que el inventario de existencias sea efectivo.
En este paso, definirá con qué frecuencia su industria contará los productos en stock.
verificar con confirmación
En cada conteo es importante que haya al menos dos colaboradores. Entonces, cuando los dos terminen de contar, si los números de producto son iguales, significa que el conteo se realizó correctamente.
Verificación de datos con sistema de control de inventario
Luego de realizar todos los pasos mencionados anteriormente y tener todos los datos necesarios, concilia la información que tendrás con tu sistema de control de inventario.
De esta manera, su información permanecerá segura y actualizada.
uso de la tecnología
Sabemos que prácticamente todos los procesos se pueden automatizar a través de la tecnología, y este trabajo no sería diferente. Por lo tanto, utilice la tecnología a su favor para mantener sus datos actualizados. Invierte en un sistema con control de inventarios y observa cómo aumenta la productividad de tu empresa.
Conclusión
El inventario de existencias es parte importante de la rutina de una industria, su presencia o ausencia hace una diferencia total en la organización, agilidad y consecuentemente en los costos y productividad de la empresa.
Identifique qué modelo de inventario es el más adecuado para su empresa y comience a aplicarlo, defina períodos y la mejor estrategia para que funcione correctamente en el entorno de servicio y con el equipo.
Si el inventario de existencias ya es parte de tu rutina y las estrategias y modelos ya están bien definidos, continúa manteniéndolo en práctica e invierte en tecnología para lograr aún más resultados.
Recuerda realizar cada uno de los pasos para que no haya discrepancias durante el proceso, y utilizar un sistema para el control de inventario, de esta manera el margen de error disminuye y el servicio se vuelve más eficiente.
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