Cada vez es mayor el número de herramientas que se ponen a disposición para aumentar la eficiencia, la productividad y facilitar la rutina en las empresas.
En el artículo de hoy hablaremos del diagrama de Gantt: qué es y para qué sirve. Seguir:
¿Qué es el Diagrama de Gantt?
El Diagrama de Gantt o Diagrama de Gantt es una herramienta visual que se utiliza para controlar y administrar un cronograma de actividades en un proyecto, ayudando a evaluar los tiempos de entrega y los recursos críticos.
Tiene fechas de realización y entrega de tareas, así como una lista de materiales.
La estructura del diagrama, similar a una línea de tiempo, presenta una organización eficiente para la planificación de proyectos. Dividido en ejes, el eje vertical destaca las tareas a realizar, mientras que el eje horizontal indica la hora de inicio y finalización de cada actividad. La combinación de estos dos ejes ofrece una visión clara del cronograma del proyecto y la prioridad de las tareas.
En él, es posible listar las áreas presentes en el proceso y así identificar a los responsables de cada tarea.
>> Lea también: La transparencia empresarial y su importanciaEl
¿Para qué sirve el Diagrama de Gantt?
El gráfico sirve para organizar y seguir el progreso de un proyecto. También fue creado para reducir los retrasos en la producción. Con la información sobre el proyecto, el gerente puede monitorear y verificar si el progreso es según lo planeado.
También sirve para dividir tareas. Por tanto, es posible tomar una actividad y dividirla en partes, poniendo qué hacer antes de iniciarla, cómo prepararla y sus etapas.
A través del diagrama es posible entender la relación de las tareas, identificar si una determinada tarea depende de otra, cuál debe terminar una para que comience otra, etc. Definir las dependencias de las tareas es esencial para cumplir con los plazos y garantizar el flujo del proyecto. Retrasar o apresurar una tarea puede poner en peligro todo el plan.
Definir plazos es otro uso del diagrama de Gantt. Al asignar todas las tareas conociendo las prioridades e identificando las dependencias, es posible definir con precisión plazos realistas e incluso reducirlos.
Con actividades, plazos y prioridades definidas, también puede asignar personas responsables, de modo que cuando necesite información, descubra el progreso o alinee algo, el gerente sabe exactamente con quién debe hablar.
Identificación de errores y optimización del flujo de trabajo
El diagrama se puede utilizar para seguir el proceso de las órdenes de producción y las operaciones programadas en cada máquina de la fábrica, comprender los cuellos de botella e identificar la inactividad de las máquinas.
Y como se mencionó anteriormente, dar seguimiento al proyecto es una de las funciones principales del diagrama, no solo para el gerente, sino para el equipo que participará en las actividades. De esta forma, todos pueden identificar si están dentro de los plazos, si dependen de otra tarea y si necesitan una estrategia para alcanzar la meta.
Sin embargo, con respecto al seguimiento del proyecto, es importante recordar que el diagrama debe actualizarse con frecuencia, de lo contrario no es posible saber en qué etapa se encuentra el proyecto.
Todas estas utilidades se unen para asegurar la visibilidad del proceso, identificando posibles errores y retrasos, de manera que se reducen las inconsistencias y los imprevistos.
¿Cuáles son los beneficios del diagrama de Gantt?
El principal beneficio de este cuadro es lograr visibilidad de los procesos, ya que esto permite el control y la toma de decisiones asertivas.
Cada una de las funcionalidades de esta carta ya son prestaciones, pero además de ellas veremos algunas otras:
- Informar a los clientes sobre los plazos reales, los posibles retrasos y el progreso del proyecto proporciona una relación transparente;
- optimizar el trabajo;
- Centralizar el equipo;
- Identificar cuellos de botella;
- Creación de planeamiento;
- Aumentar la productividad.
¿Cuál es la estructura del Diagrama de Gantt?
Para ensamblar un diagrama de Gantt correctamente, primero debe comprender su estructura, consulte:
Gráfico de barras de línea de tiempo
El gráfico de barras de línea de tiempo es clave en un diagrama de Gantt. Incluye barras de Gantt y otros símbolos que hacen referencia a tareas, programaciones y relaciones.
barra de Gantt
Una barra de Gantt es la representación visual de una tarea. Muestra la duración y el tipo de una tarea. También puede mostrar el porcentaje de finalización de una tarea, flotadores y tiempo, fechas planificadas y fechas reales.
nombre de la tarea
Como su nombre lo indica, aquí está la descripción explícita de las tareas.
escala de tiempo
La escala de tiempo puede representar días, horas, semanas, meses, etc. Controla los intervalos de tiempo que se muestran en el gráfico.
marcos
Los hitos pueden ser fechas de hitos o puntos de control importantes para un proyecto, generalmente se asignan a la finalización de un proyecto.
dependencias
Las dependencias son la relación entre una actividad y otra. Muestran cuándo y si una tarea debe terminar para que comience otra.
fechas
Las fechas marcan el inicio y el final de las actividades individuales y del proyecto en su conjunto.
Vale recordar que los diagramas de Gantt pueden presentar variaciones, sin embargo, esta es la estructura e información básica.
¿Cómo construir un diagrama de Gantt?
Hacer un diagrama de Gantt no es tan simple, sin embargo, si se hace correctamente, puede traer buenos resultados. A continuación, una lista con el paso a paso para armar tu diagrama:
1 – Identificar las tareas individuales
Este paso puede ser bastante complicado y difícil, necesita identificar las tareas y subtareas esenciales para completar su proyecto.
2 – Determinar las relaciones entre tareas
Después de terminar la lista, deberá alinear las relaciones entre las tareas. Al comprender qué tareas dependen de otras, puede definir el orden y los períodos de inicio y finalización.
3 – Crea una línea de tiempo de actividades
Estar basado en plazos reales. Considere el tiempo requerido para crear las tareas individuales y los posibles retrasos antes de establecer una fecha límite. Organizar las tareas con el fin de notar las dependencias para obtener un plan de acción estratégico y efectivo.
4 – Pasar la información al gráfico
Sigue la estructura del diagrama de Gantt y agrega toda la información recopilada. Agregue los símbolos necesarios y si es necesario una leyenda para identificarlos.
5 – Asignar responsable
Vincule las tareas al individuo o al equipo, para que todos sepan qué papel desempeñar y el flujo del proyecto se mantenga ordenado.
6 – Actualizar el diagrama a medida que avanza el proyecto
Recuerda actualizar el diagrama, marcando fechas de vencimiento, tareas completadas, prioridades y similares. De esta manera, todo el equipo estará al tanto del progreso del proyecto.
Diagrama de Gantt Diferencial
Como vimos en el tema que explica para qué sirve el diagrama de Gantt, es útil en un entorno industrial, ayudando con las órdenes de producción y las operaciones programadas de las máquinas, mostrando los cuellos de botella y la inactividad de las máquinas, además de traer muchos otros beneficios.
Y si contar con ayuda en estas áreas es importante para usted, pero prefiere no hacer trabajo manual, ¡un sistema que proporcione estas mismas funciones de manera automatizada puede ser justo lo que necesita!
O Manufatura 360 es un sistema que ofrece todas estas funciones de forma digital, automatizada y remota. Conozca el motivo y el tiempo de inactividad de sus máquinas, tenga conectividad entre ellas y alerta de seguridad, además de una trazabilidad completa.
¿Quieres saber de qué otra manera el Manufatura 360 puede unirse al Diagrama de Gantt y aumentar la eficiencia de su industria? ¡Visite nuestro sitio web y hable con uno de nuestros expertos!
>> Lea también: Metodología Six Sigma: Entiende qué es y para qué sirve
