Databook: o que é e para que serve?

Ao contratar um serviço, obra ou produto, algumas empresas podem solicitar um databook antes de fechar negócio.

Databook: você sabe o que significa esse termo? Sem problemas!

Nesse artigo você descobrirá o que é um databook, qual a sua função e tudo o que você precisa saber para montar um.

Vamos lá!

O que é um databook?

O databook, em sua essência, é basicamente um livro, traduzido literalmente do inglês!

Trata-se de um dossiê contendo informações sobre vários aspectos da obra. Essencialmente, é uma coleção de documentos que narram a história completa de um processo, desde o início até o fim.

Em síntese, o databook reúne todas as informações e documentos relacionados a um processo em um único lugar.

Esse histórico revela o andamento de um serviço, obra ou produção de um produto.

É importante destacar que esses documentos podem estar sujeitos a várias normas diferentes e precisam ser gerados ao longo do processo.

Alguns exemplos de uso de databook no setor industrial são:

• Relatórios de inspeção;
• Relatórios de ensaios destrutivos e não destrutivos (ED e END);
• Certificados de materiais e de capacidade de profissionais;
• Cálculos estruturais.

>> Leia também: Digitalização de processos: a chave para a eficiência operacional 

Para que serve um databook?

O databook reúne em um só lugar as versões finais de todos os documentos relacionados a um produto ou serviço prestado.

Conforme mencionamos no início do texto, muitas empresas, especialmente as de grande porte, solicitam um databook para fechar negócios.

Isso ocorre porque o databook contém todas as informações importantes sobre o produto ou serviço que a empresa irá adquirir.

Nele estão incluídos todos os detalhes relevantes que os clientes podem analisar.

Então, para que sua empresa possa atender esses clientes, é necessário que você crie e saiba o que você precisa para criar um databook.

Como montar um databook?

Primeiramente, de um jeito básico, sua equipe precisará reunir as versões finais de todos os documentos que envolvam o projeto em um dossiê completo.

No entanto, quando se trata do aspecto técnico, não há uma abordagem única. Cada empresa pode solicitar a organização do databook em diferentes formatos.

Não existem normas ou regulamentações específicas para a montagem do databook. O importante é estabelecer um diálogo com o cliente.

Nesse sentido, compreender as expectativas do cliente, sua visão sobre os detalhes do databook e os elementos essenciais para o dossiê são fundamentais para entregar o que ele deseja.

É importante lembrar que o databook pode assumir tanto formato físico quanto digital, conforme a preferência e necessidade do cliente.

Para atender a esses requisitos de forma precisa, é recomendável considerar o uso de um software de gestão que armazene dados em nuvem e organize os documentos de maneira padronizada, como o BMS Integração.

Esse sistema proporcionará acesso em tempo real e remoto a todas as informações necessárias, facilitando a organização dos documentos para a montagem do databook.

Cuidados a se tomar ao montar seu Databook

Como já observamos, o databook pode ser um fator decisivo para o fechamento de negócios com algumas empresas, portanto, é essencial que ele atenda ao objetivo para o qual foi solicitado.

Devido a isso, listamos alguns cuidados que você precisa tomar ao montar seu databook. Vejamos:

Ausência de informações sobre requisitos de documentação

Se seu cliente solicitar um databook, o primeiro passo é definir com exatidão todos os requisitos do desenvolvimento do databook.

Delimite bem todos os documentos e informações que devem estar contidas no dossiê.

Inexistência de conhecimento e metodologia de trabalho adequados para gestão de Databooks

Caso você ou sua equipe não tenham ideia de como montar esse dossiê, não poupe esforços e invista em cursos ou ferramentas de auxílio para montagem de databooks.

Esse “livro” pode ser um fator crucial na concretização de uma nova parceria.

Não digitalização de todos os documentos recebidos

Toda a equipe fará uso do registro em seus processos, por isso ele deve ser o mais completo possível.

Nesse sentido, é imprescindível que todos os documentos importantes que possuam relação com o projeto sejam digitalizados.

Falta de conferência das imagens com os documentos

A digitalização é uma etapa importante no processo de desenvolvimento do databook, no entanto, ela deve ser feita com atenção.

Sendo assim, ao passar os documentos para a versão digital é preciso que haja extrema atenção na conferência das imagens.

Ausência de um Databook facilmente acessível

O databook precisa ser facilmente acessível para todos os profissionais que farão uso dele.

Portanto, é necessário que todos consigam fazer as consultadas necessárias de forma prática.

Formato flexível para diferentes tipos de dispositivos

Leve em consideração que o databook pode ser utilizado em várias situações e momentos.

Portanto, oferecer flexibilidade no formato, para atender diversos dispositivos, pode ser vantajoso tanto para sua empresa quanto para seus clientes.

Esse aspecto pode influenciar significativamente a satisfação do cliente em relação à entrega realizada.

Falta de assinatura do inspetor

Para que o documento de inspeção tenha serventia, é essencial que seja assinado pelo inspetor.

Da mesma forma, o databook deve ser devidamente qualificado, ou seja, além de ser elaborado, requer a assinatura para cumprir sua finalidade.

Não armazenamento de seus Databooks com segurança

É de extrema importância que sua empresa possua um armazenamento, seja físico ou digital.

Algumas empresas estabelecem um período específico para manter o databook no arquivo morto. Portanto, caso sua indústria ainda não o faça, é essencial que comece a implementar essa prática.

Dessa forma, é possível garantir uma certa segurança para sua empresa, uma vez que imprevistos acontecem e é sempre melhor prevenir.

>> Leia também: Gestão de Documentos: o que é e como a tecnologia pode te auxiliar

Conclusão

Quando executados adequadamente, os databooks se tornam muito úteis. Ao adotar a criação de databooks e fazer isso do jeito certo, ele pode se tornar um diferencial entre sua empresa e um concorrente.

Por isso, ao separar e organizar com antecedência todos os documentos que serão utilizados na montagem do seu databook, você economizará tempo e facilitará seu trabalho.

O BMS Integração é um sistema de gestão que mantem documentações e informações seguras na nuvem e possui controle absoluto de forma 100% remota. Ele disponibiliza uma gestão rápida, fácil acesso e todas as informações referentes aos seus processos.

Com seu auxílio você terá mais agilidade na montagem de databooks!

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