Alguns passos são fundamentais para garantir o bom funcionamento de um negócio, e a gestão de documentos certamente é um deles.
Imagine que a sua empresa receba aleatoriamente uma requisição para comprovar algo por meio de documentos que você já nem lembra mais de quando são. Você saberia encontrá-los?
Mas calma, nem tudo está perdido! É fácil garantir que esse cenário não se torne real. Para isso basta investir na Gestão de Documentos!
Nesse artigo te mostraremos o que é a gestão de documentos e porque ela é essencial. Além disso, iremos mostrar como a tecnologia pode te ajudar a garantir que esteja tudo em ordem.
O que é Gestão de Documentos?
Gestão de Documentos é o conjunto de processos voltados para a identificação, organização e armazenamento inteligente e prático de documentos. Essa prática consiste em disponibilizar qualquer informação armazenada de forma rápida e eficaz.
Gerenciar documentos é otimizar a busca por dados, tornando-a dessa forma mais organizada e segura.
A gestão de documentos pode ser tanto física quanto digital, dependendo da natureza do documento. Exploraremos esse ponto no decorrer do artigo.
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Documentos físicos ou digitalizados?
Apesar da fama e da eficácia da digitalização como uma excelente alternativa para o armazenamento de arquivos, mesmo após esse processo, alguns documentos em formato físico ainda precisam ser conservados.
A Tabela da Temporalidade permite identificar quais documentos que devem ser preservados em sua forma física e determina por quanto tempo eles devem ser mantidos.
Em relação a esses documentos, dependendo do volume da empresa, uma gaveta ou um armário pode ser suficiente para armazenar os arquivos. Se a empresa possuir um grande volume de documentos, uma sala de arquivos é um ambiente ideal.
Organiza-los em ordem alfabética, cronológica, de importância ou por assunto são alguns meios de estabelecer uma padronização eficiente.
Em relação àqueles documentos digitalizados, os princípios da organização seguem os mesmos.
Ao digitalizar os documentos é possível uma padronização mais precisa e específica. Porém esse processo deve ser feito de forma profissional, se possível através de uma equipe qualificada, com aparelhos específicos e ferramentas que garantam qualidade para esses documentos.
Os documentos digitalizados podem ser armazenador em pastas, com nomes padronizados, tornando a pesquisa mais fácil. Eles também possibilitam mais facilidade ao pesquisar e cruzar dados e redução de custos.
A gestão documental de forma eletrônica garante muitos benefícios, como otimização dos processos, mobilidade no acesso e maior eficiência. Ela se torna ainda mais eficiente quando a empresa tem como ferramenta um software que possua mecanismos voltados para a gestão de documentos.
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Qual a importância da Gestão de Documentos?
A gestão de documentos é um processo complexo. Ela analisa documentos levando em consideração sua natureza, importância, data e mais um conjunto de características, visando classificá-los e organizá-los de modo que os mais acessados estejam em fácil localização e que aqueles que precisam de mais segurança estejam adequadamente protegidos.
A gestão de documentos é importante porque, independente do segmento ou natureza do seu negócio, ele certamente possui atividades que precisam manusear documentos, sejam eles contas de luz, registros trabalhistas de funcionários ou planilhas de natureza administrativa.
Em termos operacionais, a gestão de documentos otimiza a forma de documentar, tornando-a mais segura e rápida ao estabelecer padronização e acessibilidade. Quando feita corretamente, sua gestão é capaz de diminuir falhas e melhorar a produtividade.
Benefícios da Gestão de Documentos
Já está claro que a gestão de documentos é fundamental para melhorar o desempenho e agilizar os processos da sua empresa, mas além disso, quais benefícios ela traz?
Vejamos alguns:
Imagem da empresa
Se considerarmos que tanto a emissão quanto o arquivamento de documentos se tornam mais eficazes, as demandas documentais dos clientes passam a ser atendidas mais rapidamente. Logo, é possível alcançar satisfação dos clientes, melhorando a imagem da empresa.
Otimização
Ao integrar os documentos, a empresa pode efetuar um controle mais preciso dos processos, através da otimização das informações que circulam na corporação.
Redução de custo
A gestão de documentos oferece controle sobre atos como: quantas cópias de um mesmo documento são necessárias, quanto tempo um documento precisa ser guardado, quais documentos podem ser descartados e afins.
Através dessas informações é possível reduzir custos em áreas como: impressões, manutenção de arquivos, ambiente em que os documentos são arquivados e tempo de trabalho dos funcionários.
Com auxílio de softwares especializados em gestão documental é possível adquirir um controle ainda mais amplo sobre os processos, gerando uma redução de custo ainda maior.
Agilidade
Perder tempo é perder dinheiro. O objetivo da gestão de qualidade é organizar os documentos de modo que aqueles que precisam ser acessados com frequência estejam em um ambiente de fácil acesso.
Ou seja, através da padronização e organização de acordo com natureza e necessidade, o acesso às informações necessárias se torna muito mais ágil, e quando a gestão é feita de forma eletrônica essa agilidade se torna ainda maior.
Segurança
Se por um lado os documentos frequentes ficam em ambientes de fácil acesso, aqueles que são de importância significativa contam com uma segurança especial, sendo armazenados em lugares protegidos. Os documentos físicos podem ser arquivados em cofres e os digitais protegidos por senhas e sistema de criptografia.
Garantia de segurança jurídica
Documentos são a garantia de que a empresa está dentro da lei. A gestão documental não apenas armazena documentos que podem ser solicitados em termos jurídicos, mas também se compromete a manter a integridade desses documentos e analisar sua autenticidade e segurança.
Como posso usar a tecnologia na minha Gestão de Documentos?
Como vimos, a gestão eletrônica de documentos tem ganhado cada vez mais força no mercado. Isso porque ela torna o processo muito mais ágil, eficiente, diminui a margem de erros e torna a troca e pesquisa de dados muito mais prática.
Um sistema bem desenvolvido torna um processo que exigiria tempo e trabalho manual em uma tarefa rápida, precisa e automatizada.
Após digitalizar e armazenar os documentos, não é necessário ficar analisando e procurando documentos errados ou vencidos, ou se preocupar com espaços de armazenamento. Há um sistema que já faz tudo isso por você!
O BMS Integração é um sistema de segurança digital, sem falhas de documentação, sem integrações vencidas e com controle absoluto de forma 100% remota.
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