Algunos pasos son esenciales para garantizar el buen funcionamiento de una empresa, y la gestión documental es sin duda uno de ellos.
Imagina que tu empresa recibe aleatoriamente una solicitud para probar algo a través de documentos que ya no recuerdas cuando están. ¿Sabrías cómo encontrarlos?
Pero tranquilo, ¡no todo está perdido! Es fácil asegurarse de que este escenario no se haga realidad. ¡Todo lo que necesita hacer es invertir en Gestión de Documentos!
En este artículo te mostraremos qué es la gestión documental y por qué es fundamental. Además, le mostraremos cómo la tecnología puede ayudarlo a asegurarse de que todo esté en orden.
¿Qué es la Gestión Documental?
La Gestión Documental es el conjunto de procesos destinados a la identificación, organización y almacenamiento inteligente y práctico de los documentos. Esta práctica consiste en proporcionar cualquier información almacenada de manera rápida y eficiente.
Gestionar documentos es optimizar la búsqueda de datos, haciéndola más organizada y segura.
La gestión documental puede ser tanto física como digital, dependiendo de la naturaleza del documento. Exploraremos este punto a lo largo del artículo.
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¿Documentos físicos o escaneados?
A pesar de la fama y efectividad del escaneo como una excelente alternativa para el almacenamiento de archivos, aún después de este proceso, aún es necesario conservar algunos documentos en formato físico.
La Tabla de Temporalidad permite identificar qué documentos deben conservarse en su forma física y determina cuánto tiempo deben conservarse.
Respecto a estos documentos, dependiendo del volumen de la empresa, un cajón o un mueble puede ser suficiente para guardar los archivos. Si la empresa tiene un gran volumen de documentos, una sala de archivos es un entorno ideal.
Organizarlos alfabéticamente, cronológicamente, por importancia o por tema son algunos medios para establecer una estandarización eficiente.
Respecto a esos documentos digitalizados, los principios de la organización siguen los mismos.
Al digitalizar los documentos, es posible una estandarización más precisa y específica. No obstante, este proceso debe realizarse de forma profesional, a ser posible por un equipo cualificado, con dispositivos y herramientas específicas que garanticen la calidad de estos documentos.
Los documentos escaneados se pueden almacenar en carpetas, con nombres estandarizados, lo que facilita la búsqueda. También facilitan la búsqueda y la verificación cruzada de datos y reducen los costos.
La gestión documental electrónicamente garantiza múltiples beneficios, como la optimización de procesos, movilidad en el acceso y mayor eficiencia. Se vuelve aún más eficiente cuando la empresa tiene como herramienta un software que tiene mecanismos dirigidos a la gestión de documentos.
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¿Cuál es la importancia de la Gestión Documental?
La gestión documental es un proceso complejo. Analiza los documentos teniendo en cuenta su naturaleza, importancia, fecha y otro conjunto de características, con el objetivo de clasificarlos y organizarlos para que los más accedidos sean fácilmente localizados y aquellos que necesitan más seguridad estén adecuadamente protegidos.
La gestión documental es importante porque, independientemente del segmento o la naturaleza de su negocio, ciertamente tiene actividades que necesitan manejar documentos, ya sean facturas de electricidad, registros laborales de los empleados u hojas de cálculo de carácter administrativo.
En términos operativos, el gestión de documentos optimiza la forma de documentar, haciéndola más segura y rápida al establecer la estandarización y la accesibilidad. Cuando se realiza correctamente, su gestión es capaz de reducir las fallas y mejorar la productividad.
Beneficios de la gestión de documentos
Ya está claro que el gestión de documentos es fundamental para mejorar el rendimiento y agilizar los procesos de su empresa, pero más allá de eso, ¿qué beneficios trae?
Veamos algunos:
imagen de la empresa
Si consideramos que tanto la emisión como el archivo de documentos se vuelven más eficientes, las demandas documentales de los clientes comienzan a ser atendidas más rápidamente. Por tanto, es posible lograr la satisfacción del cliente, mejorando la imagen de la empresa.
Mejoramiento
Al integrar los documentos, la empresa puede realizar un control más preciso de los procesos, a través de la optimización de la información que circula en la corporación.
Reducción de costos
La gestión de documentos ofrece control sobre actos tales como: cuántas copias del mismo documento se requieren, cuánto tiempo debe conservarse un documento, qué documentos se pueden descartar y similares.
A través de esta información, es posible reducir costos en áreas como: impresión, mantenimiento de archivos, ambiente en el que se archivan los documentos y tiempo de trabajo de los empleados.
Con la ayuda de software especializado en gestión documental, es posible adquirir un control aún mayor sobre los procesos, generando una reducción de costos aún mayor.
Agilidad
Perder el tiempo es perder el dinero. El objetivo de la gestión de la calidad es organizar los documentos de modo que aquellos a los que se debe acceder con frecuencia se encuentren en un entorno de fácil acceso.
Es decir, a través de la estandarización y organización según la naturaleza y necesidad, el acceso a la información necesaria se vuelve mucho más ágil, y cuando la gestión se hace electrónicamente, esta agilidad se vuelve aún mayor.
Seguridad
Si, por un lado, los documentos frecuentes se guardan en entornos de fácil acceso, aquellos que son de gran importancia tienen especial seguridad, almacenándose en lugares protegidos. Los documentos físicos se pueden archivar en cajas fuertes y los digitales protegidos por contraseñas y un sistema de encriptación.
Garantía de seguridad jurídica
Los documentos son la garantía de que la empresa está dentro de la legalidad. La gestión documental no solo almacena los documentos que pueden ser requeridos legalmente, sino que también se compromete a mantener la integridad de estos documentos y analizar su autenticidad y seguridad.
¿Cómo puedo utilizar la tecnología en mi Gestión Documental?
Como hemos visto, la gestión electrónica de documentos ha ido ganando cada vez más fuerza en el mercado. Esto se debe a que hace que el proceso sea mucho más ágil, eficiente, reduce el margen de errores y hace mucho más práctico el intercambio de datos y la investigación.
Un sistema bien desarrollado convierte un proceso que requeriría tiempo y trabajo manual en una tarea rápida, precisa y automatizada.
Después de escanear y almacenar los documentos, no es necesario analizar y buscar documentos erróneos o caducados, ni preocuparse por los espacios de almacenamiento. ¡Hay un sistema que ya hace todo esto por ti!
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