Databook: ¿qué es y para qué sirve?

A la hora de contratar un servicio, obra o producto, algunas empresas pueden solicitar un databook antes de cerrar el trato.

Databook: ¿sabes lo que significa ese término? ¡Sin problemas!

En este artículo descubrirás qué es un databook, cuál es su función y todo lo que necesitas saber para configurar uno.

¡Vamos allá!

¿Qué es un libro de datos?

El libro de datos, en esencia, es básicamente un libro, ¡traducido literalmente del inglés!

Es un dossier que contiene información sobre varios aspectos de la obra. Esencialmente, es una colección de documentos que cuentan la historia completa de un proceso, de principio a fin.

En resumen, el databook reúne toda la información y documentos relacionados con un proceso en un solo lugar.

Esta historia revela el progreso de un servicio, trabajo o producción de un producto.

Es importante resaltar que estos documentos pueden estar sujetos a varios estándares diferentes y deben generarse a lo largo del proceso.

Algunos ejemplos de uso de databook en el sector industrial son:

• Informes de inspección;
• Informes de ensayos destructivos y no destructivos (ED y END);
• Certificados de materiales y capacidad profesional;
• Cálculos estructurales.

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¿Para qué sirve un libro de datos?

El libro de datos reúne en un solo lugar las versiones finales de todos los documentos relacionados con un producto o servicio proporcionado.

Como comentábamos al principio del texto, muchas empresas, sobre todo las grandes, solicitan un databook para cerrar tratos.

Esto se debe a que el databook contiene toda la información importante sobre el producto o servicio que adquirirá la empresa.

Incluye todos los detalles relevantes que los clientes pueden revisar.

Entonces, para que su empresa pueda atender a estos clientes, debe crear y saber lo que necesita para crear un libro de datos.

¿Cómo armar un databook?

Primero, de manera básica, su equipo deberá reunir las versiones finales de todos los documentos relacionados con el proyecto en un dossier completo.

Sin embargo, cuando se trata del aspecto técnico, no existe un enfoque único para todos. Cada empresa puede solicitar la organización del databook en diferentes formatos.

No existen normas o reglamentos específicos para el montaje de libros de datos. Lo importante es establecer un diálogo con el cliente.

En este sentido, comprender las expectativas del cliente, su visión sobre los detalles del databook y los elementos esenciales del dossier son fundamentales para entregar lo que desea.

Es importante recordar que el databook puede tomar tanto formato físico como digital, dependiendo de las preferencias y necesidades del cliente.

Para cumplir con estos requisitos con precisión, se recomienda considerar el uso de un software de gestión que almacene datos en la nube y organice los documentos de forma estandarizada, como BMS Integration.

Este sistema brindará acceso remoto y en tiempo real a toda la información necesaria, facilitando la organización de los documentos para el armado del databook.

Precauciones a tomar al configurar su Databook

Como ya hemos señalado, el databook puede ser un factor decisivo a la hora de cerrar tratos con algunas empresas, por lo que es fundamental que cumpla con la finalidad para la que fue solicitado.

Debido a esto, hemos enumerado algunas precauciones que debe tomar al configurar su libro de datos. Vamos a ver:

Falta de información sobre los requisitos de documentación.

Si su cliente solicita un libro de datos, el primer paso es definir con precisión todos los requisitos de desarrollo del libro de datos.

Define bien todos los documentos e información que debe contener el dossier.

Falta de conocimiento y metodología de trabajo adecuados para la gestión del Databook

Si usted o su equipo no tienen idea de cómo armar este dossier, no escatimen esfuerzos e inviertan en cursos o herramientas para ayudar a armar databooks.

Este “libro” puede ser un factor crucial para establecer una nueva asociación.

No escanear todos los documentos recibidos

Todo el equipo utilizará el registro en sus procesos, por lo que debe ser lo más completo posible.

En este sentido, es imprescindible que se escaneen todos los documentos importantes relacionados con el proyecto.

Falta de verificación de imágenes con documentos.

El escaneo es un paso importante en el proceso de desarrollo del libro de datos, sin embargo, debe hacerse con cuidado.

Por lo tanto, al pasar los documentos a la versión digital, se debe extremar la atención al revisar las imágenes.

Ausencia de un Libro de Datos de fácil acceso

El libro de datos debe ser de fácil acceso para todos los profesionales que lo utilizarán.

Por lo tanto, es necesario que todos puedan realizar las consultas necesarias de manera práctica.

Formato flexible para diferentes tipos de dispositivos

Tenga en cuenta que el libro de datos se puede utilizar en diversas situaciones y momentos.

Por ello, ofrecer flexibilidad en el formato, para adaptarse a diferentes dispositivos, puede ser ventajoso tanto para tu empresa como para tus clientes.

Este aspecto puede influir significativamente en la satisfacción del cliente en relación con la entrega realizada.

Falta la firma del inspector

Para que el documento de inspección sea útil, es indispensable que esté firmado por el inspector.

Asimismo, el libro de datos debe estar debidamente calificado, es decir, además de estar elaborado, requiere una firma para cumplir con su finalidad.

No almacenar sus libros de datos de forma segura

Es sumamente importante que su empresa cuente con almacenamiento, ya sea físico o digital.

Algunas empresas establecen un período específico para mantener el libro de datos en el archivo. Por lo tanto, si su industria aún no lo hace, es fundamental que comience a implementar esta práctica.

De esta forma, es posible garantizar cierta seguridad para su empresa, ya que suceden imprevistos y siempre es mejor prevenirlos.

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Conclusión

Cuando se ejecutan correctamente, los libros de datos se vuelven muy útiles. Al adoptar la creación de libros de datos y hacerlo bien, puede convertirse en un diferenciador entre su empresa y la competencia.

Por lo tanto, al separar y organizar con anticipación todos los documentos que se utilizarán en el armado de su libro de datos, ahorrará tiempo y facilitará su trabajo.

O BMS Integração 100% es un sistema de gestión que mantiene segura la documentación y la información en la nube y tiene control remoto absoluto. Proporciona una gestión rápida, fácil acceso y toda la información sobre sus procesos.

¡Con su ayuda tendrás más agilidad en el montaje de databooks!

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