Descubra cómo los Códigos QR están transformando la gestión de terceros, simplificando el control de acceso y aumentando la seguridad y eficiencia de las operaciones comerciales.
La gestión de riesgos de terceros desempeña un papel crucial para garantizar la seguridad y la eficiencia de las operaciones comerciales en un panorama corporativo cada vez más complejo e interconectado.
A medida que las empresas colaboran con un espectro diverso de socios externos, incluidos proveedores, proveedores de servicios y contratistas externos, la exposición a riesgos potenciales se expande considerablemente.
Estos riesgos van desde cuestiones de seguridad y cumplimiento hasta la necesidad de garantizar una identificación precisa y una autorización adecuada para el acceso a las instalaciones de la empresa.
En este contexto, la tecnología de Código QR ha surgido como una herramienta innovadora que ha transformado el enfoque de las empresas hacia la gestión de riesgos de terceros, particularmente en lo que respecta al control del acceso físico a las instalaciones comerciales.
En este artículo, exploraremos en detalle cómo los códigos QR están optimizando la gestión de riesgos de terceros en el contexto del control del acceso físico a las empresas.
Veremos cómo estos códigos funcionan como parte integral de las tarjetas de identificación y cómo se utilizan para resolver desafíos complejos asociados con la gestión de terceros.
Además, examinaremos cómo la integración de códigos QR en las credenciales de acceso no solo simplifica el proceso de ingreso, sino que también contribuye al cumplimiento normativo, la reducción de incidentes y una mejor trazabilidad.
En este artículo cubriremos:
- Fundamentos de los códigos QR
- Cómo los códigos QR resuelven desafíos complejos en la gestión de terceros
- Pasos prácticos para implementar códigos QR en la gestión de riesgos de terceros
- Integración BMS: Transformando la gestión de terceros
Fundamentos de los códigos QR
Los códigos QR, o códigos de respuesta rápida, desempeñan un papel esencial a la hora de optimizar la gestión de riesgos de terceros, especialmente en el contexto del control del acceso físico a las instalaciones comerciales.
A diferencia de los códigos de barras tradicionales, que almacenan información de forma lineal, los códigos QR se componen de una matriz de puntos, lo que les permite contener una cantidad significativamente mayor de datos. Esta característica hace que los Códigos QR sean ideales para almacenar una amplia gama de documentos e información, sin embargo, la cantidad de datos que puede almacenar un Código QR depende de su densidad, es decir, la cantidad de módulos que contiene.
En el contexto de la gestión de terceros, los Códigos QR juegan un papel fundamental en la gestión de riesgos, permitiendo un acceso rápido a una variedad de documentos e información relevante. Esto no sólo optimiza el tiempo, sino que también asegura un mayor cumplimiento de las actividades, contribuyendo a la eficiencia y seguridad de las operaciones comerciales.
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Cómo los códigos QR resuelven desafíos complejos en la gestión de terceros
Incluir códigos QR en las tarjetas de identificación es una práctica relativamente sencilla pero muy funcional.
Generalmente, el código QR está impreso en la propia insignia, junto con la información de identificación del empleado subcontratado, como el nombre y el puesto.
Este código podrá ser escaneado fácilmente mediante dispositivos como smartphones o lectores de Códigos QR instalados en las puertas de acceso a las instalaciones.
Conoce los principales beneficios que incluir el Código QR en las credenciales de acceso puede aportar a tu empresa:
Acceso autorizado:
Los empleados contratados pueden acceder a las instalaciones de la empresa escaneando su tarjeta de identificación con código QR en las entradas designadas. Esto permite un control preciso y autorizado de quién puede ingresar y cuándo, además de reducir el tiempo dedicado a autorizar el ingreso de estos empleados.
Monitoreo de tiempo:
Los códigos QR se pueden utilizar para registrar la entrada y salida de los empleados contratados, proporcionando un registro preciso de sus horas de trabajo.
Validación de Documentos:
Además de información de identificación, los códigos QR pueden contener detalles sobre la validez de certificaciones o documentos específicos necesarios para realizar tareas subcontratadas.
Control de Acceso Temporal:
Se pueden generar códigos QR para proporcionar acceso temporal a áreas específicas de la instalación, reduciendo aún más los riesgos de acceso no autorizado.
La lectura de Códigos QR es rápida y sencilla, agilizando el proceso de entrada y salida de las instalaciones.
Seguridad mejorada:
Los códigos QR ofrecen un nivel adicional de seguridad, ya que son difíciles de falsificar y pueden actualizarse periódicamente para evitar el acceso no autorizado.
Trazabilidad:
La lectura de los códigos QR genera registros de entrada y salida, creando un historial rastreable de las actividades de los empleados subcontratados. Sin mencionar que la trazabilidad también permite verificar el historial de publicaciones de documentos, lo que permite verificar cuándo fueron publicados y por quién.
Conformidad:
La tecnología de Código QR permite la verificación inmediata del cumplimiento de los empleados subcontratados, asegurando que cumplen con los requisitos necesarios para sus tareas.
Reducción de errores:
La automatización proporcionada por los códigos QR reduce los errores humanos asociados con la entrada manual de información.
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Pasos prácticos para implementar códigos QR en la gestión de riesgos de terceros
Ahora que hemos explorado los beneficios que aportan los códigos QR al lugar de trabajo, veamos algunas pautas que su organización puede seguir para implementar esta tecnología con éxito. Esto garantizará una integración exitosa y contribuirá a una gestión de terceros más eficaz y segura.
- 1. Evaluación de necesidades: Comience por realizar una evaluación integral de las necesidades de gestión de riesgos de terceros de su organización. Esto implica identificar los desafíos específicos que los códigos QR pueden resolver.
- 2. Selección de plataforma: Elija una plataforma o sistema que admita generar, imprimir y leer códigos QR de forma fácil y segura. Asegúrese de que sea escalable para satisfacer necesidades futuras.
- 3. Integración con Sistemas Existentes: Asegúrese de que la tecnología de códigos QR se pueda integrar de manera eficiente con los sistemas de control de acceso físico que ya se utilizan en su organización.
- 4. Diseño de insignia: Desarrollar un diseño de gafete que incluya el Código QR de forma clara y legible, junto con la información de identificación del empleado subcontratado.
- 5. Capacitación del personal: Asegúrese de que el equipo responsable de la gestión de terceros esté debidamente capacitado en lectura y verificación de códigos QR y comprenda los procedimientos asociados.
- 6. Comunicación efectiva: Comunique claramente a los empleados subcontratados el uso de códigos QR en tarjetas de identificación y procedimientos asociados. Asegúrese de que sean conscientes de la importancia del cumplimiento.
- 7. Seguridad de los datos: Asegúrese de que la información almacenada en códigos QR esté protegida del acceso no autorizado y que todas las prácticas cumplan con las normas de privacidad de datos.
Integración BMS: Transformando la gestión de terceros
En su búsqueda de una gestión eficaz de terceros, BMS Tecnología presenta la BMS Integração, una solución integral que va más allá de la simple creación de insignias con Códigos QR.
Desarrollamos nuestra plataforma para simplificar y mejorar la gestión de terceros, ofreciendo una serie de beneficios cruciales para las empresas que tratan con socios externos.
Vea algunas de las características de nuestro sistema a continuación:
Insignias inteligentes con códigos QR
Nuestras credenciales con Códigos QR no son sólo una identificación visual, son una potente herramienta que optimiza el acceso de los empleados subcontratados a las instalaciones de la empresa.
Con un simple escaneo es posible autorizar el ingreso de forma precisa y rápida, reduciendo sustancialmente el tiempo empleado en este proceso.
Además, estos códigos QR contienen información completa, lo que permite acceder instantáneamente a todos los documentos relacionados con el empleado subcontratado si es necesario.
Esto no sólo aumenta la eficiencia operativa, sino que también contribuye al cumplimiento normativo y a la reducción de incidentes.
Centralización de documentos y alertas inteligentes
O BMS Integração Simplifica aún más la gestión de terceros al centralizar todos los documentos esenciales en un solo lugar.
Puede gestionar la documentación de varias empresas a las que presta servicios, todo en un solo programa. Esto no sólo simplifica la organización, sino que también facilita el acceso, el ahorro
Nuestra plataforma también elimina las preocupaciones sobre documentos vencidos a través de alertas inteligentes.
O BMS Integração emite alertas de documentos a punto de caducar, evitando riesgos legales derivados de empleados que trabajan sin la formación adecuada
Sistema compartido y liberación rápida de empleados
Una característica excepcional de BMS Integração es la capacidad de facilitar la colaboración con las empresas contratistas.
Comparta su sistema de forma segura, permitiendo a sus clientes acceder a toda la documentación relacionada con el servicio, incluida la documentación de su propia empresa.
Y lo mejor: ¡sin costes adicionales para tus clientes!
Gracias al enlace generado, las empresas contratantes pueden confirmar rápidamente la documentación del empleado, asegurando la asignación adecuada al puesto.
Esto acelera considerablemente el proceso de liberación de empleados para prestar servicios.
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