Descubra cómo gestionar documentos de forma eficiente en su empresa de servicios.
En el mundo empresarial contemporáneo, en el que la transformación digital ha redefinido la forma de operar de las empresas, la gestión documental se ha convertido en una parte fundamental del éxito.
Si eres responsable de una empresa que presta servicios subcontratados, sabes muy bien que la tarea de realizar un seguimiento de una gran cantidad de documentos, de diferente naturaleza y plazos, puede resultar un desafío.
En este sentido, dentro de este escenario, se trata con una variedad de clientes de diferentes sectores, cada uno con requisitos de documentación específicos.
Además, gestionar la documentación de sus propios empleados, incluidos documentos laborales, certificados médicos y registros de formación en seguridad laboral, ya es una tarea compleja en sí misma. Ya que estos documentos no sólo deben conservarse para el control interno, sino que también deben estar a disposición de las empresas contratistas.
Con una cantidad tan significativa de procesos en marcha, la montaña de papeleo parece interminable. Por lo tanto, sin una gestión eficiente, se pueden perder pasos cruciales en el camino.
¿Cómo afrontar este desafío? ¿Es posible garantizar una integración fluida? ¿Cómo monitorear con precisión las fechas de vencimiento de los documentos?
Quédese con nosotros porque en este artículo exploraremos cómo la gestión documental eficiente puede simplificar y mejorar sus operaciones, aportando no solo más agilidad, sino también más seguridad a sus tareas diarias.
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¿Qué es la Gestión Documental?
Antes de explorar estrategias de optimización en la gestión documental, es fundamental profundizar en el concepto detrás de esta práctica.
A gestão de documentos engloba um conjunto interligado de processos e medidas que visam controlar, acompanhar e administrar todos os aspectos relacionados aos documentos gerados e mantidos pela empresa. Ou seja, vai muito além de simplesmente organizar papéis e arquivos de forma metódica.
En otras palabras, este enfoque integral implica crear, almacenar, rastrear, recuperar y compartir información relevante, independientemente de su formato, ya sea físico o digital.
En la era digital en la que vivimos, la gestión documental se extiende también a la administración de información electrónica, correos electrónicos, archivos en la nube y sistemas de gestión de datos.
En un contexto empresarial dinámico, como el de las empresas que prestan servicios subcontratados, la gestión documental juega un papel destacado.
Se convierte en un aliado estratégico, contribuyendo a mantener la eficiencia operativa y cumplir con las obligaciones legales y regulatorias.
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Cómo gestionar documentos
La gestión documental eficaz comienza con la definición de procesos sólidos y la adopción de las herramientas adecuadas.
Por tanto, empieza por crear un sistema de categorización y denominación de documentos, un paso fundamental. De esta manera, usted y su equipo podrán identificar rápidamente el contenido de cada archivo y su relación con clientes o empleados específicos.
Además, es fundamental establecer un cronograma de revisión y actualización de documentos para evitar incumplimientos de plazos y garantizar el cumplimiento legal.
En el entorno de subcontratación, donde las demandas de los clientes pueden variar, la agilidad en la ubicación y disponibilidad de los documentos es crucial para mantener la confianza y la transparencia.
En este sentido, la adopción de herramientas de gestión ofrece un enfoque proactivo a la gestión documental, aportando una serie de beneficios, tales como:
1. Agilidad en el acceso a la información
Un sistema de gestión de documentos eficiente le permite localizar rápidamente cualquier documento necesario, eliminando búsquedas que consumen mucho tiempo y la posible pérdida de información crucial. Este aspecto es particularmente vital en entornos de prestación de servicios, donde las respuestas rápidas a los clientes y la toma de decisiones basada en datos precisos juegan un papel fundamental.
2. Reducción de Errores y Riesgos
Una gestión documental inadecuada puede provocar errores, reelaboraciones e incluso litigios. Por lo tanto, mantener todos los documentos organizados y accesibles ayuda a minimizar estos riesgos, ya que la información correcta siempre estará al alcance, evitando errores y posibles complicaciones legales.
3. Cumplimiento de normas y reglamentos
Las empresas de subcontratación laboral están sujetas a diversas obligaciones legales y regulaciones específicas para diferentes sectores. En este sentido, una gestión documental bien estructurada ayuda a cumplir estos estándares, garantizando que todos los documentos necesarios cumplan y estén listos para las auditorías.
4. Facilitar la colaboración
La colaboración entre equipos y con los clientes es vital para el éxito de cualquier empresa de servicios. Un sistema de gestión de documentos simplifica el intercambio seguro y controlado de información, mejorando la colaboración interna y la comunicación con los clientes.
>> Lea también: Digitalización de procesos: la clave de la eficiencia operativa
Optimización de la gestión documental con tecnología
Si busca llevar la gestión de documentos a un nuevo nivel, adoptar un sistema automatizado es clave.
En este sentido, el software de gestión documental especializado puede centralizar toda la información, ofrecer acceso seguro y simplificar los flujos de trabajo.
Con un sistema de esta naturaleza, puedes rastrear fácilmente las fechas de vencimiento, recibir alertas automáticas e incluso permitir el acceso controlado a los documentos por parte de clientes o empleados.
El aporte de BMS Tecnología
Para las empresas que buscan la excelencia en la gestión documental y en la gestión de sus operaciones laborales subcontratadas, BMS Tecnologia se destaca como un socio confiable.
Con soluciones personalizadas y tecnológicamente avanzadas, BMS Tecnologia ofrece una plataforma que integra todas las etapas del proceso, desde la captura y el almacenamiento hasta la recuperación e intercambio seguro de documentos.
Se trata de BMS Integração, un sistema completo desarrollado especialmente para simplificar el proceso de integración de terceros.
Descubra algunas de las características de BMS Integração:
Funciones de integración BMS
Descubra algunas de las características innovadoras que ofrece BMS Integração:
- Centralización de documentos: Reúna todos los documentos esenciales en un solo lugar. Con BMS Integração, puede gestionar la documentación de varias empresas a las que presta servicios, todo en un solo programa. Esto simplifica tanto la organización como el acceso.
- Alertas de documentos tardíos: Elimine las preocupaciones sobre los documentos vencidos. Elimine las preocupaciones sobre los documentos vencidos. BMS Integração emite alertas de documentos a punto de caducar, evitando riesgos legales derivados de empleados que trabajan sin la formación adecuada o con documentos caducados. Esto incluye la verificación de la integración pendiente con las empresas contratistas.
- Sistema compartido: Facilite la colaboración compartiendo su sistema con empresas contratistas. Y lo mejor: ¡sin costes adicionales para tus clientes! Generando un enlace seguro, tus clientes podrán acceder a toda la documentación relacionada con el servicio, incluida la documentación de tu propia empresa.
- Liberación Rápida de Empleados: Gracias al enlace generado, las empresas contratantes pueden confirmar rápidamente la documentación del empleado, demostrando la designación adecuada para el puesto. Esto acelera el proceso de liberación de empleados para prestar servicios.
Este proceso no sólo simplifica y agiliza su rutina diaria, ahorrando alrededor de 95% de tiempo dedicado a la integración, sino que también mejora la seguridad de sus procesos.
Además, añade un valor significativo a su empresa. Al ofrecer un sistema de gestión como parte integral de sus servicios, demuestra organización y solidez, transmitiendo la imagen de una empresa altamente competente.
¡Mejore su gestión documental con BMS Integração!
En definitiva, la gestión documental va más allá del ámbito de una mera tarea administrativa. Es un pilar indispensable para el éxito de su empresa de servicios subcontratados.
Al adoptar enfoques contemporáneos en la gestión documental y explorar soluciones tecnológicas como las que ofrece BMS Tecnologia, está en el camino correcto para optimizar sus procesos, reducir los riesgos y garantizar así la satisfacción de sus clientes y empleados.
No permita que la desorganización documental se convierta en un obstáculo para el crecimiento de su empresa. Invertir en una gestión documental eficiente equivale a invertir en el futuro de su negocio.
Solicite hoy una demostración gratuita de BMS Integração y experimente, de forma práctica, cómo un sistema eficiente puede impulsar su operación.
