Descubra cómo la auditoría de terceros puede brindar mayor seguridad, cumplimiento legal y eficiencia en su cadena de subcontratación.
Actualmente, la subcontratación de servicios ha ganado cada vez más espacio en el mercado, ayudando a las empresas a reducir costes y aumentar la competitividad.
Sin embargo, a pesar de sus ventajas, este enfoque también presenta desafíos. La necesidad de inspección, control de tiempos y cumplimiento de normativas son sólo algunos ejemplos que podemos mencionar.
Por lo tanto, la realización de una auditoría por parte de un tercero se vuelve fundamental para asegurar el éxito de esta práctica.
La auditoría de terceros es una herramienta indispensable para las empresas que buscan la excelencia operativa y la calidad de los servicios prestados por proveedores y socios externos.
En este artículo, exploraremos la importancia de este enfoque y los beneficios que aporta tanto a las organizaciones contratantes como a los propios contratistas.
Además, comprenderemos cómo la auditoría de terceros puede impulsar la seguridad y la eficiencia en los procesos de subcontratación, garantizando el cumplimiento y reduciendo los riesgos legales.
Aquí encontrarás:
¿Qué es una auditoría de terceros?
¿Qué evaluar en una auditoría de terceros?
¿Cómo evaluar los contratos durante la auditoría de terceros?
¿Qué documentos solicitar en una auditoría de terceros?
¿Cómo puede la tecnología facilitar la auditoría de terceros?
¡Simplifique su auditoría de terceros con BMS Integração!
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¿Qué es una auditoría de terceros?
La auditoría de terceros es una herramienta de gestión que busca evaluar de manera imparcial la eficiencia, calidad, cumplimiento y desempeño de los proveedores y prestadores de servicios contratados por una empresa.
Su objetivo es identificar posibles riesgos que pueda ofrecer la empresa contratada. En este sentido, abarca aspectos como el cumplimiento de la legislación laboral y de seguridad social, temas financieros, entre otros.
Al realizar auditorías de terceros, la empresa contratante busca garantizar que los proveedores de servicios cumplan con todos los requisitos legales y, sobre todo, que sigan las reglas de gobierno corporativo.
De esta forma, la auditoría busca evitar posibles riesgos legales para la empresa contratista y, en consecuencia, reducir dolores de cabeza durante la ejecución de los servicios.
¿Qué evaluar en una auditoría de terceros?
Varios puntos se evalúan minuciosamente en auditorías de terceros para garantizar que los proveedores y proveedores cumplan con los estándares deseados y cumplan con las reglas y regulaciones aplicables.
A continuación, destacaremos los principales puntos evaluados.
Cumplimiento legal y regulatorio
La auditoría verifica si los terceros cumplen con las leyes laborales, de seguridad social, tributarias y ambientales.
Además, comprueba si cumplen con otros requisitos reglamentarios específicos del sector.
Esto es esencial para evitar riesgos legales y posibles impactos negativos en la reputación de la empresa contratante.
Gobierno corporativo
La evaluación tiene como objetivo verificar si el tercero cuenta con estructuras adecuadas de control interno, ética, transparencia y responsabilidad corporativa.
Estos aspectos son esenciales para establecer una relación de confianza y garantizar una asociación sólida y duradera.
Calidad de los servicios prestados
Evalúa la calidad de los servicios entregados por el tercero, asegurando que estén alineados con los estándares establecidos por la empresa contratista.
Este análisis incluye la revisión de contratos, SLA (acuerdos de nivel de servicio), indicadores de desempeño y comentarios de los clientes atendidos.
Capacidad Técnica y Operativa
Verifica si el tercero tiene la capacidad técnica, recurso humano calificado e infraestructura adecuada para brindar los servicios contratados de manera eficiente y efectiva.
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¿Cómo evaluar los contratos durante la auditoría de terceros?
El propósito de la auditoría de contratos es garantizar que todos los contratos existentes o recién iniciados cumplan con los requisitos legales y de seguridad de la empresa.
Los contratos establecen las bases de la relación entre la empresa contratante y los proveedores de servicios, estipulando los derechos, obligaciones y responsabilidades de ambas partes.
En este sentido, la auditoría debe realizar el análisis con el fin de verificar posibles fallos contractuales, y, en su caso, proponer correcciones.
En esta etapa es necesario evaluar cuidadosamente varios aspectos. Garantizando así que el contrato sea transparente, justo y capaz de mitigar riesgos potenciales.
Principales aspectos evaluados en los contratos
Objeto y Alcance del Contrato
La auditoría comprueba si el objeto del contrato está claramente definido, detallando los servicios que prestará el tercero. Así como el alcance de las actividades a realizar.
Esto garantiza que ambas partes comprendan exactamente lo que se está acordando.
Plazos y Vigencia
Es fundamental analizar los plazos de vigencia del contrato, las cláusulas de renovación automática, así como las condiciones de terminación anticipada.
Esta evaluación permite a la empresa contratante tener control sobre los compromisos asumidos y planificar sus operaciones de manera más efectiva.
Responsabilidades y Obligaciones de las Partes
La auditoría comprueba si las responsabilidades y obligaciones de ambas partes están claramente establecidas.
Esto evita conflictos futuros y garantiza que todos los involucrados cumplan con sus responsabilidades contractuales.
Condiciones Comerciales y Financieras
El análisis de las condiciones comerciales, como precios, formas de pago, ajustes y penalizaciones, es crucial para garantizar la viabilidad económica del contrato y evitar posibles desequilibrios financieros.
Confidencialidad y Protección de Datos
Es imprescindible comprobar si el contrato establece cláusulas de confidencialidad y protección de datos. Especialmente cuando se comparte información sensible o estratégica entre las partes.
Mecanismos de resolución de conflictos
La auditoría analiza los mecanismos previstos en el contrato para la resolución de posibles conflictos, como la mediación, la conciliación o el arbitraje, buscando así garantizar soluciones rápidas y eficientes en caso de controversias.
Cláusulas de revisión y actualización
Es importante comprobar si el contrato prevé cláusulas de revisión y actualización periódicas, que permitan ajustes según la evolución del mercado y las necesidades de las partes involucradas.
¿Qué documentos solicitar en una auditoría de terceros?
Al realizar una auditoría de terceros, es importante solicitar y analizar una serie de documentos relevantes para garantizar el cumplimiento, la seguridad y la transparencia de las operaciones que involucran a terceros proveedores de servicios.
Esto es necesario para garantizar que la empresa contratante esté protegida frente a posibles riesgos y problemas que puedan surgir en su relación con terceros.
Es importante resaltar que la lista de documentos requeridos puede variar según el sector de actividad de la empresa, el tipo de servicios subcontratados y la legislación aplicable.
Algunos de los documentos que pueden ser requeridos incluyen:
- Contratos y Acuerdos: Obtener copias de todos los contratos y acuerdos firmados entre la empresa contratista y terceros, incluidas sus adendas y modificaciones.
- Documentos de identificación: Verificar la identidad de terceros, solicitando copias de documentos como CNPJ/CPF, DNI y comprobante de domicilio, tarjeta de trabajo, ASO (Certificado de Salud Ocupacional), NR de la actividad contratada, entre otros.
- Registros Laborales: Verifique los registros de empleados de terceros, como contratos laborales, nóminas, horas de trabajo y beneficios.
- Máquinas y vehículos: comprobar si los informes de inspección, mantenimiento, CRLV, etc., están actualizados.
- Políticas y Procedimientos Internos: Requerir la presentación de políticas y procedimientos internos de terceros, tales como manuales de conducta y estándares de seguridad.
- Certificaciones y Licencias: Asegurar que los terceros cuenten con las certificaciones y licencias necesarias para realizar sus actividades, especialmente en sectores regulados.
- Evaluación de riesgos: Solicitar documentos que muestren cómo los terceros evalúan y gestionan los riesgos relacionados con sus actividades.
- Seguro de responsabilidad civil: Consulta si terceros cuentan con un seguro de responsabilidad civil que cubra los daños causados durante la prestación de los servicios.
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Cómo la tecnología facilita la auditoría de terceros
Analizar los puntos principales de una auditoría de terceros puede parecer confuso y complicado a primera vista. Con tantos documentos por analizar es común perderse y no saber cómo proceder.
En este sentido, la tecnología puede jugar un papel facilitador en este proceso.
Actualmente, existen en el mercado varios software de gestión de terceros que tienen la función de organizar estos documentos y simplificar el análisis por parte de los gestores.
Un sistema bien desarrollado transforma un proceso que de otro modo requeriría tiempo y trabajo manual en una tarea rápida, precisa y automatizada.
Después de escanear y almacenar documentos, puede comprobar el estado actual de sus procesos subcontratados en cualquier momento.
Además, no es necesario analizar y buscar documentos incorrectos o caducados, ni preocuparse por los espacios de almacenamiento físico.
Con un software de gestión de terceros, puede comprobar el estado actual de sus procesos subcontratados en tiempo real.
Esto permite que las decisiones comerciales se basen en operaciones de terceros. Además, la auditoría de estos documentos permite identificar posibles amenazas de carácter laboral o de cualquier otra índole, lo que también agiliza la actuación de la empresa contratista.
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