Mejore sus relaciones con proveedores y fortalezca su eficiencia operativa. Descubre cinco consejos esenciales para lograr una comunicación efectiva en la gestión de terceros.
La gestión de terceros juega un papel fundamental en las operaciones de muchas empresas. Tener una fuerza laboral subcontratada puede ser eficiente y rentable, pero para garantizar el éxito de este modelo de negocio, es fundamental mantener una comunicación efectiva.
La comunicación efectiva es un elemento clave para el éxito de cualquier negocio, y en la gestión de terceros no podría ser diferente. Crea las bases para asociaciones sólidas y ayuda a evitar problemas comunes.
En este artículo, le brindaremos cinco consejos que lo ayudarán a mejorar la comunicación, tanto interna como con los proveedores de mano de obra subcontratados. Si sigue estas directrices, su empresa estará en el camino hacia una gestión de terceros más eficiente, beneficiándose de la experiencia de los proveedores y manteniendo la calidad de sus servicios en un alto nivel. Recuerde, la comunicación es la columna vertebral de cualquier relación comercial exitosa.
Así que, sin más, aquí te dejamos cinco consejos imprescindibles para mantener una comunicación efectiva a la hora de gestionar con terceros.
1.Establezca expectativas claras desde el principio
2.Mantenga abiertas las líneas de comunicación
3.Invierta en herramientas de gestión de proyectos
4.Celebrar reuniones periódicas
5.Esté abierto a recibir comentarios
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1- Establecer expectativas claras desde el principio
Antes de embarcarse en cualquier asociación con un proveedor de mano de obra subcontratada, es fundamental establecer expectativas claras y definir requisitos específicos. Esto crea una base sólida para una colaboración exitosa desde el principio. Aquí hay algunos pasos esenciales para implementar esta estrategia:
- Establecer metas y objetivos: Antes de firmar un contrato, asegúrese de que usted y el proveedor de subcontratación comprendan claramente los objetivos del proyecto. Esto no sólo ayuda a alinear las expectativas, sino que también permite a ambas partes evaluar objetivamente el éxito del proyecto.
- Requisitos del documento en detalle: Ponga todos los requisitos del proyecto por escrito. Esto puede incluir especificaciones técnicas, plazos, presupuesto, estándares de calidad y otros detalles relevantes. Documentar estos aspectos ayuda a evitar ambigüedades y malentendidos.
- Establecer hitos e indicadores clave de desempeño (KPI): Establezca hitos provisionales y KPI que le permitan monitorear el progreso y la calidad del trabajo. Esto proporciona una manera clara de evaluar el desempeño y tomar medidas correctivas cuando sea necesario.
- Comunique las expectativas abiertamente: La comunicación abierta y franca con el proveedor de subcontratación es fundamental. Esté dispuesto a escuchar sus inquietudes y sugerencias. Esto no sólo ayuda a establecer una relación de confianza, sino que también puede conducir a importantes mejoras en los procesos.
- Revise el contrato detenidamente: Antes de firmar el contrato, revíselo en detalle con todas las partes involucradas para asegurarse de que refleje adecuadamente las expectativas y requisitos acordados. Esto proporciona una capa adicional de protección en caso de futuras disputas.
2- Mantenga abiertas las líneas de comunicación
Mantener líneas de comunicación abiertas es la piedra angular de una gestión eficaz de terceros. Es lo que permite que la información crucial fluya de manera eficiente entre el equipo interno de la empresa y los proveedores de mano de obra subcontratados. Aquí hay formas de mejorar esta comunicación:
- Establecer canales de comunicación claros: Definir canales de comunicación claros y eficaces. Esto puede incluir correos electrónicos, sistemas de mensajería instantánea, reuniones periódicas e incluso sistemas de gestión de proyectos. Asegúrese de que todos los involucrados sepan cómo y cuándo utilizar estos canales.
- Designe un punto de contacto: Es vital tener un punto de contacto designado tanto del lado interno de la empresa como de proveedores externos. Esta persona será responsable de coordinar la comunicación, responder preguntas y resolver problemas. Esto evita confusiones y garantiza que la comunicación sea específica y eficiente.
- Promover la transparencia: La transparencia es fundamental en la gestión de terceros. Comparta información relevante del proyecto, como cronogramas, presupuestos y objetivos, con todos los involucrados. Esto ayuda a mantener a todos en sintonía y evita sorpresas desagradables.
- Establecer tiempos de verificación: Programar controles periódicos o reuniones de estado es una práctica eficaz. Esto permite que todos se mantengan actualizados sobre el progreso del proyecto, identifiquen desafíos y discutan soluciones en tiempo real.
- Promover la comunicación bidireccional: Aliente a los proveedores externos a compartir comentarios y sugerencias. La comunicación debe ser una vía de doble sentido. Esto no sólo demuestra que sus opiniones son valoradas, sino que también puede conducir a mejoras significativas en los procesos y la calidad del trabajo.
- Utilice herramientas de colaboración: Invierta en herramientas de colaboración, como sistemas de gestión de proyectos, que faciliten compartir documentos, actualizaciones y colaborar en tiempo real. Esto simplifica la comunicación y el seguimiento de tareas.
3- Invierte en herramientas de gestión de proyectos
El uso de herramientas de gestión de proyectos juega un papel crucial para garantizar una comunicación eficaz y una gestión de terceros. Estas herramientas no sólo simplifican el proceso sino que también aumentan la eficiencia y la transparencia en cada etapa del proyecto. A continuación se muestran algunas formas de aprovechar al máximo estas herramientas:
- Elija la herramienta adecuada: Hay varias opciones de software de gestión de proyectos disponibles, como BMS Integração. Elige el que mejor se adapte a las necesidades específicas de tu proyecto y equipo.
- Centralizar Información: Utilice la herramienta para centralizar toda la información relevante del proyecto, incluidos cronogramas, tareas, documentos y comunicaciones. Esto facilita que todos los involucrados accedan a la información que necesitan.
- Asignar responsabilidades: Asigne tareas y responsabilidades claramente en la herramienta de gestión de proyectos. Esto ayuda a evitar confusión sobre quién es responsable de qué y garantiza que todos estén en sintonía.
- Mantenga un calendario actualizado: Utilice la funcionalidad de calendario de la herramienta para realizar un seguimiento de plazos, hitos y fechas importantes. Esto ayuda a mantener el proyecto encaminado y evitar retrasos.
- Facilita la comunicacion: Muchas herramientas de gestión de proyectos incluyen funciones de comunicación integradas, como comentarios y mensajes. Utilice estas funciones para mantener las discusiones relacionadas con el proyecto en contexto y accesibles para todos los miembros del equipo.
- Monitoree el progreso en tiempo real: La capacidad de seguir el progreso del proyecto en tiempo real es invaluable. Las herramientas de gestión de proyectos suelen ofrecer paneles e informes que le permiten comprobar el progreso del proyecto e identificar problemas potenciales.
4- Realizar reuniones periódicas
Las reuniones periódicas desempeñan un papel crucial para mantener una comunicación eficaz en la gestión de terceros. Proporcionan un espacio para debates detallados, seguimiento del progreso y resolución de problemas en tiempo real. A continuación se muestran algunas formas de garantizar que sus reuniones sean productivas:
- Programar reuniones periódicas: Establecer un calendario de reuniones periódicas con terceros proveedores, preferiblemente semanales o quincenales. Esto crea una expectativa de comunicación constante y ayuda a mantener a todos alineados.
- Establezca una agenda clara: Antes de cada reunión, distribuya una agenda detallada a todos los participantes. Esto ayuda a garantizar que todos estén preparados y concentrados en los temas importantes.
- Mantenga las reuniones breves y productivas: Evite que las reuniones se realicen innecesariamente. Manténgase enfocado en los puntos principales de la agenda y fomente la participación activa. Esto ahorra tiempo y garantiza que la comunicación sea eficiente.
- Sigue el progreso: Utilice reuniones para revisar el progreso del proyecto, los hitos alcanzados y los problemas identificados. Sea transparente sobre el desempeño y comparta información relevante.
- Resuelva problemas en tiempo real: Las reuniones brindan una valiosa oportunidad para discutir problemas y desafíos. Fomentar la resolución de problemas en equipo y la colaboración para encontrar soluciones.
- Documentar las reuniones: Mantener un registro de las reuniones, incluidas las decisiones tomadas y las acciones acordadas. Esto proporciona un historial útil y ayuda a que todos sean responsables del seguimiento de las acciones.
- Esté abierto a recibir comentarios: Además de compartir información, brinde a los proveedores externos espacio para expresar sus opiniones e inquietudes. Sus comentarios pueden ser invaluables para mejorar el proceso.
- Ajuste las reuniones según sea necesario: Esté dispuesto a ajustar la frecuencia y el formato de las reuniones según las necesidades del proyecto. A veces, las reuniones más breves y frecuentes son más eficaces que las reuniones largas y espaciadas.
5- Esté abierto a la retroalimentación
La comunicación eficaz en la gestión de terceros no se trata sólo de transmitir información; también implica escuchar e incorporar retroalimentación. Estar abierto a la retroalimentación de proveedores externos es clave para mejorar la calidad del trabajo y fortalecer las relaciones. Aquí hay algunas pautas para garantizar que este consejo se aplique bien:
- Cree un ambiente de confianza: Establecer un ambiente de trabajo donde los proveedores se sientan cómodos compartiendo sus opiniones, incluso si son críticas. Esto requiere construir una relación de confianza a lo largo del tiempo.
- Solicitar comentarios activamente: No espere a recibir comentarios; esfuércese por solicitarlo periódicamente. Pregunte sobre su experiencia laboral, desafíos encontrados y sugerencias de mejora.
- Escuche con empatía: Cuando los proveedores compartan comentarios, escuche con empatía y respeto. Muestre interés genuino en sus inquietudes y esté dispuesto a comprender su punto de vista.
- Analice los comentarios de forma objetiva: Evaluar la retroalimentación de manera objetiva e imparcial. Considere cómo se pueden aplicar las sugerencias para mejorar los procesos, la calidad y las relaciones.
- Comunicar cambios: Si los comentarios conducen a cambios en las operaciones, comuníquelos de forma transparente a proveedores externos. Esto demuestra que valora sus contribuciones y está comprometido con la mejora continua.
- Recompensar el buen desempeño: Además de atender comentarios constructivos, reconocer y recompensar el buen desempeño de los proveedores. Esto fomenta la excelencia y fortalece las asociaciones.
- Desarrollar un Plan de Mejora Continua: Utilice la retroalimentación como catalizador para el desarrollo continuo de sus operaciones. Crear un plan para implementar mejoras en base a la información recibida.
- Aprenda de experiencias pasadas: Analice los comentarios y las lecciones aprendidas de proyectos anteriores con proveedores externos. Esto ayuda a evitar repetir errores y mejorar la gestión futura.
Cómo BMS Tecnologia puede ayudar a mantener una comunicación efectiva
BMS Tecnologia se compromete a facilitar la gestión de terceros para su empresa, y nuestro software de última generación, BMS Integração, es la herramienta ideal para hacer más efectivo este proceso.
La gestión de terceros es un desafío que requiere un enfoque integral y eficaz. Con un control de gestión completo combinado con una comunicación efectiva, el proceso de gestión de terceros tiende a ser un éxito. Y ahí es donde BMS Integração se destaca.
Las principales funcionalidades de la integración BMS:
- Centralización de documentos: Reúna todos los documentos esenciales en un solo lugar, simplificando la organización y el acceso. Con BMS Integração, la gestión documental de empleados, proveedores y socios se vuelve ágil y eficiente.
- Alertas de documentos tardíos: El sistema emite alertas para documentos a punto de caducar, asegurando que todos cumplan y evitando riesgos legales. Esto incluye verificar la integración pendiente con las empresas contratistas, promover la seguridad y el cumplimiento.
- Gestión de terceros simplificada: BMS Integração simplifica la gestión de empresas subcontratadas proporcionando acceso organizado a información crucial. Esto promueve una colaboración eficaz y transparente.
- Insignia de Consulta en Tiempo Real con Código QR: El sistema permite crear credenciales personalizadas con Código QR, agilizando el acceso de los proveedores de servicios a las instalaciones de la empresa, garantizando seguridad y eficiencia.
- Integración en línea o presencial: Integre perfectamente con las principales plataformas de videoconferencia, eliminando la necesidad de viajar. La prueba de integración digital acelera el proceso de contratación, permitiendo a los proveedores de servicios comenzar sus actividades inmediatamente después de la aprobación.
- Enlace Seguro para Trazabilidad: Envío de enlaces seguros a empresas contratistas, fomentando la agilidad y transparencia en las operaciones. Acceder a todos los documentos necesarios para la operación, asegurando una comunicación efectiva.
- Historial de Notificaciones a Trabajadores: Todas las notificaciones realizadas a los trabajadores quedan registradas, garantizando la seguridad de la empresa en casos de accidentes o implicaciones legales.
- Indicación y Personalización de Documentos: El sistema proporciona una lista de verificación de los documentos requeridos para cada tipo de servicio, garantizando su cumplimiento y organización.
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