Descubra como gerenciar documentos de forma eficiente em sua empresa de prestação de serviços.
No mundo dos negócios contemporâneos, no qual a transformação digital redefiniu a maneira como as empresas operam, a gestão de documentos tornou-se uma peça fundamental para o sucesso.
Se você é responsável por uma empresa de prestação de serviços terceirizados, sabe muito bem que a tarefa de acompanhar uma grande quantidade de documentos, de diferentes naturezas e prazos, pode ser desafiadora.
Nesse sentido, dentro desse cenário, você lida com uma variedade de clientes provenientes de setores diversos, cada um com exigências de documentação específicas.
Além disso, a gestão da documentação dos seus próprios funcionários, englobando documentos trabalhistas, atestados médicos e registros de treinamentos de segurança do trabalho, por si só já é uma tarefa complexa. Uma vez que esses documentos não apenas precisam ser mantidos para controle interno, mas também devem ser disponibilizados às empresas contratantes.
Com uma quantidade tão significativa de processos em movimento, a montanha de papelada parece ser interminável. Dessa forma, sem uma gestão eficiente, etapas cruciais podem se perder no meio do caminho.
Como enfrentar esse desafio? É possível assegurar uma integração suave? Como monitorar com precisão os prazos de vencimento de documentos?
Fique conosco pois neste artigo, exploraremos como um gerenciamento eficiente de documentos pode simplificar e aprimorar suas operações, trazendo não só mais agilidade, como mais segurança para as tarefas do seu dia a dia.
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O que é Gestão de Documentos?
Antes de explorarmos as estratégias de otimização na gestão de documentos, é fundamental adentrar com mais profundidade no conceito por trás dessa prática.
A gestão de documentos engloba um conjunto interligado de processos e medidas que visam controlar, acompanhar e administrar todos os aspectos relacionados aos documentos gerados e mantidos pela empresa. Ou seja, vai muito além de simplesmente organizar papéis e arquivos de forma metódica.
Ou seja, essa abordagem abrangente envolve a criação, armazenamento, rastreamento, recuperação e compartilhamento de informações relevantes, independentemente de seu formato – seja físico ou digital.
Na era digital em que vivemos, a gestão de documentos também se estende à administração de informações eletrônicas, e-mails, arquivos em nuvem e sistemas de gerenciamento de dados.
Em um contexto empresarial dinâmico, como é o caso das empresas de prestação de serviços terceirizados, a gestão de documentos desempenha um papel de destaque.
Ela se torna uma aliada estratégica, contribuindo para a manutenção da eficiência operacional e para o atendimento de obrigações legais e regulatórias.
>> Leia também: Gestão de Documentos: o que é e como a tecnologia pode te auxiliar
Como Fazer o Gerenciamento dos Documentos
O gerenciamento eficaz de documentos inicia-se com a definição de processos sólidos e a adoção das ferramentas adequadas.
Portanto, comece por criar um sistema de categorização e nomenclatura para os documentos, um passo fundamental. Assim, você e sua equipe conseguem identificar rapidamente o conteúdo de cada arquivo e sua relação com clientes ou funcionários específicos.
Além disso, é essencial estabelecer um cronograma de revisão e atualização dos documentos para evitar prazos vencidos e garantir a conformidade legal.
No ambiente de terceirização, no qual as demandas dos clientes podem variar, a agilidade na localização e disponibilidade dos documentos é crucial para manter a confiança e a transparência.
Nesse sentido, a adoção de ferramentas de gestão oferece uma abordagem proativa na gestão de documentos, proporcionando uma série de benefícios, tais como:
1. Agilidade no Acesso às Informações
Um sistema eficiente de gestão de documentos permite a localização rápida de qualquer documento necessário, eliminando a busca demorada e a possível perda de informações cruciais. Esse aspecto é particularmente vital em ambientes de prestação de serviços, no qual a prontidão nas respostas aos clientes e a tomada de decisões baseadas em dados precisos desempenham um papel fundamental.
2. Redução de Erros e Riscos
A gestão inadequada de documentos pode acarretar em erros, retrabalho e até mesmo litígios. Sendo assim, manter todos os documentos organizados e acessíveis contribui para minimizar esses riscos, uma vez que as informações corretas estarão sempre ao alcance, evitando equívocos e possíveis complicações legais.
3. Cumprimento de Normas e Regulamentos
Empresas de mão de obra terceirizada estão sujeitas a diversas obrigações legais e regulamentações específicas de variados setores. Nesse sentido, uma gestão de documentos bem estruturada auxilia na adesão a essas normas, assegurando que todos os documentos necessários estejam em conformidade e prontos para auditorias.
4. Facilitação da Colaboração
A colaboração entre equipes e com clientes é vital para o êxito de qualquer empresa de prestação de serviços. Um sistema de gestão de documentos simplifica o compartilhamento seguro e controlado de informações, aprimorando a colaboração interna e a comunicação com os clientes.
>> Leia também: Digitalização de processos: a chave para a eficiência operacional
Otimizando a Gestão de Documentos com Tecnologia
Se você busca elevar o gerenciamento de documentos a um novo patamar, a adoção de um sistema automatizado é a chave.
Nesse sentido, um software especializado em gestão de documentos pode centralizar todas as informações, oferecer acesso seguro e simplificar os fluxos de trabalho.
Com um sistema dessa natureza, você pode facilmente rastrear prazos de vencimento, receber alertas automáticos e até mesmo permitir o acesso controlado aos documentos por parte de clientes ou funcionários.
A Contribuição da BMS Tecnologia
Para empresas que buscam a excelência na gestão de documentos e no gerenciamento de suas operações de mão de obra terceirizada, a BMS Tecnologia se destaca como uma parceira confiável.
Com soluções personalizadas e tecnologicamente avançadas, a BMS Tecnologia oferece uma plataforma que integra todas as etapas do processo, desde a captura e armazenamento até a recuperação e compartilhamento seguro de documentos.
Trata-se do BMS Integração, um sistema completo desenvolvido especialmente para simplificar o processo de integração de terceiros.
Conheça algumas das funcionalidades do BMS Integração:
Funcionalidades do BMS Integração
Conheça algumas das funcionalidades inovadoras que o BMS Integração oferece:
- Centralização de Documentos: Reúna todos os documentos essenciais em um único lugar. Com o BMS Integração, você pode gerenciar a documentação de várias empresas que atende, tudo em um único programa. Isso simplifica tanto a organização quanto o acesso.
- Alertas de Documentos Atrasados: Elimine as preocupações com documentos vencidos. Elimine as preocupações com documentos vencidos. O BMS Integração emite alertas para documentos prestes a expirar, evitando riscos legais decorrentes de funcionários trabalhando sem os treinamentos apropriados ou com documentos expirados. Isso inclui a verificação da pendência de integração com as empresas contratantes.
- Sistema Compartilhado: Facilite a colaboração compartilhando seu sistema com as empresas contratantes. E o melhor: sem custos adicionais para seus clientes! Ao gerar um link seguro, seus clientes podem acessar toda a documentação relacionada ao serviço, incluindo a documentação da sua própria empresa.
- Liberação Rápida de Funcionários: Graças ao link gerado, as empresas contratantes podem confirmar a documentação dos funcionários rapidamente, comprovando a designação adequada para a função. Isso agiliza o processo de liberação dos funcionários para prestação de serviços.
Esse processo não apenas simplifica e agiliza sua rotina diária, economizando cerca de 95% do tempo gasto com a integração, como também aprimora a segurança dos seus processos.
Além disso, agrega um valor significativo à sua empresa. Ao oferecer um sistema de gestão como parte integrante dos serviços, você demonstra organização e solidez, transmitindo a imagem de uma empresa altamente competente.
Eleve sua Gestão de Documentos com o BMS Integração!
Em síntese, a gestão de documentos transcende o âmbito de uma mera tarefa administrativa. Ela se configura como um pilar indispensável para o sucesso de sua empresa de prestação de serviços terceirizados.
Ao adotar abordagens contemporâneas de gerenciamento documental e explorar soluções tecnológicas como as oferecidas pela BMS Tecnologia, você trilha o caminho certo para otimizar seus processos, reduzir riscos e assim assegurar a satisfação de seus clientes e colaboradores.
Não permita que a desorganização documental se torne um obstáculo ao crescimento de sua empresa. Investir em uma gestão de documentos eficiente equivale a investir no futuro de seu negócio.
Solicite hoje mesmo uma demonstração gratuita do BMS Integração e experimente, de maneira prática, como um sistema eficiente pode impulsionar sua operação.
