Descubra como a auditoria de terceiros pode proporcionar maior segurança, conformidade legal e eficiência em sua cadeia de terceirização.
Atualmente, a terceirização de serviços tem ganhado cada vez mais espaço no mercado, ajudando empresas a reduzir custos e aumentar a competitividade.
No entanto, apesar de suas vantagens, essa abordagem também apresenta desafios. Necessidade de fiscalização, controle de ponto e conformidade com regulamentações, são apenas alguns exemplos que podemos citar.
Sendo assim, a realização de uma auditoria de terceiros se torna essencial para garantir o sucesso dessa prática.
A auditoria de terceiros é uma ferramenta indispensável para empresas que buscam a excelência operacional e a qualidade dos serviços prestados por fornecedores e parceiros externos.
Neste artigo, exploraremos a importância dessa abordagem e os benefícios que ela traz tanto para as organizações contratantes quanto para os próprios terceirizados.
Além disso, vamos entender como a auditoria de terceiros pode impulsionar a segurança e a eficiência nos processos de terceirização, garantindo conformidade e reduzindo riscos legais.
Aqui você vai encontrar:
O que é auditoria de terceiros?
O que avaliar em uma auditoria de terceiros?
Como avaliar os contratos durante a auditoria de terceiros?
Quais documentos solicitar em uma auditoria de terceiros?
Como a tecnologia facilitar a auditoria de terceiros?
Simplifique sua auditoria de terceiros com o BMS Integração!
>>Leia também: Impactos Legais da falta de gestão de prestadores de serviço
O que é auditoria de terceiros?
A auditoria de terceiros é uma ferramenta de gestão que busca avaliar de forma imparcial a eficiência, qualidade, conformidade e desempenho dos fornecedores e prestadores de serviço contratados por uma empresa.
Seu objetivo é identificar possíveis riscos que a empresa contratada pode oferecer. Nesse sentido, ela abrange aspectos como cumprimento da legislação trabalhista, previdenciária, questões financeiras, entre outros.
Ao realizar a auditoria de terceiros, a empresa contratante busca garantir que os prestadores de serviço estejam em conformidade com todas as exigências legais e, principalmente, que sigam as regras de governança corporativa.
Dessa forma, a auditoria procura evitar possíveis riscos legais para a empresa contratante e, consequentemente, reduzir dores de cabeça durante a execução dos serviços.
O que avaliar em uma auditoria de terceiros?
Diversos pontos são minuciosamente avaliados na auditoria de terceiros para assegurar que fornecedores e prestadores atendam aos padrões desejados e cumpram as normas e regulamentações aplicáveis.
A seguir, destacaremos os principais pontos avaliados
Conformidade Legal e Regulatória
A auditoria verifica se os terceiros estão em conformidade com as leis trabalhistas, previdenciárias, fiscais e ambientais.
Além disso, verifica se atendem outras exigências regulatórias específicas do setor.
Isso é fundamental para evitar riscos legais e potenciais impactos negativos na reputação da empresa contratante.
Governança Corporativa
A avaliação visa verificar se o terceiro possui estruturas adequadas de controle interno, ética, transparência e responsabilidade corporativa.
Esses aspectos são essenciais para estabelecer uma relação de confiança e garantir uma parceria sólida e duradoura.
Qualidade dos Serviços Prestados
Avalia a qualidade dos serviços entregues pelo terceiro, garantindo que estejam alinhados com os padrões estabelecidos pela empresa contratante.
Essa análise inclui a revisão de contratos, SLAs (Service Level Agreements), indicadores de desempenho e feedback dos clientes atendidos.
Capacidade Técnica e Operacional
Verifica se o terceiro possui capacidade técnica, recursos humanos qualificados e infraestrutura adequada para fornecer os serviços contratados de maneira eficiente e eficaz.
>> Leia também: Gestão de Terceiros: o que é e quais os benefícios?
Como avaliar os contratos durante a auditoria de terceiros?
O propósito da auditoria de contratos é assegurar que todos os contratos em vigor ou recém-iniciados cumpram com os requisitos legais e de segurança da empresa.
Os contratos estabelecem os fundamentos da relação entre a empresa contratante e os prestadores de serviço, estipulando os direitos, obrigações e responsabilidades de ambas as partes.
Nesse sentido, a auditoria deve fazer a análise de modo a verificar eventuais falhas contratuais, e, se for o caso, propor correções.
Nessa etapa, diversos aspectos devem ser cuidadosamente avaliados. Garantindo assim que o contrato seja transparente, justo e capaz de mitigar riscos potenciais.
Principais Aspectos Avaliados nos Contratos
Objeto e Escopo do Contrato
A auditoria verifica se o objeto do contrato está claramente definido, detalhando os serviços que serão prestados pelo terceiro. Assim como o escopo das atividades a serem realizadas.
Isso garante que ambas as partes compreendam exatamente o que está sendo acordado.
Prazos e Vigência
É essencial analisar os prazos de vigência do contrato, as cláusulas de renovação automática, bem como as condições para encerramento antecipado.
Essa avaliação permite que a empresa contratante tenha controle sobre os compromissos assumidos e possa planejar suas operações de forma mais eficaz.
Responsabilidades e Obrigações das Partes
A auditoria verifica se as responsabilidades e obrigações de ambas as partes estão claramente estabelecidas.
Dessa forma, evita-se conflitos futuros e garante que todos os envolvidos cumpram com suas responsabilidades contratuais.
Condições Comerciais e Financeiras
A análise das condições comerciais, como preços, formas de pagamento, reajustes e penalidades, é crucial para garantir a viabilidade econômica do contrato e evitar possíveis desequilíbrios financeiros.
Confidencialidade e Proteção de Dados
É fundamental verificar se o contrato estabelece cláusulas de confidencialidade e proteção de dados. Principalmente quando informações sensíveis ou estratégicas são compartilhadas entre as partes.
Mecanismos de Resolução de Conflitos
A auditoria analisa os mecanismos previstos no contrato para a resolução de eventuais conflitos, como mediação, conciliação ou arbitragem, buscando assim garantir soluções rápidas e eficientes em caso de litígios.
Cláusulas de Revisão e Atualização
É importante verificar se o contrato prevê cláusulas de revisão e atualização periódica, permitindo ajustes de acordo com a evolução do mercado e das necessidades das partes envolvidas.
Quais documentos solicitar em uma auditoria de terceiros?
Ao realizar a auditoria de terceiros, é importante solicitar e analisar uma série de documentos relevantes para garantir a conformidade, segurança e transparência das operações envolvendo os prestadores de serviços terceirizados.
Isso é necessário para garantir que a empresa contratante esteja protegida contra riscos e problemas potenciais que possam surgir na relação com os terceiros.
É importante ressaltar que a lista de documentos exigidos pode variar de acordo com o setor de atuação da empresa, o tipo de serviços terceirizados e a legislação aplicável.
Alguns dos documentos que devem ser exigidos incluem:
- Contratos e Acordos: Obter cópias de todos os contratos e acordos assinados entre a empresa contratante e os terceiros, incluindo eventuais aditivos e emendas.
- Documentos de Identificação: Verificar a identidade dos terceiros, solicitando cópias de documentos como CNPJ/CPF, RG, e comprovantes de endereço, carteira de Trabalho, ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), NRs da atividade contratada, entre outros.
- Registros Trabalhistas: Verificar os registros de empregados dos terceiros, como contratos de trabalho, folhas de pagamento, controle de jornada e benefícios.
- Máquinas e veículos: verificar se os laudos de inspeção, manutenção, CRLV etc, estão em dia.
- Políticas e Procedimentos Internos: Exigir a apresentação das políticas e procedimentos internos dos terceiros, como manuais de conduta e normas de segurança.
- Certificações e Licenças: Garantir que os terceiros possuam as certificações e licenças necessárias para exercer suas atividades, especialmente em setores regulamentados.
- Avaliação de Riscos: Solicitar documentos que mostrem como os terceiros avaliam e gerenciam os riscos relacionados às suas atividades.
- Seguro de Responsabilidade Civil: Verificar se os terceiros possuem seguro de responsabilidade civil para cobrir eventuais danos causados durante a prestação dos serviços.
>> Leia também: Gestão de Documentos: o que é e como a tecnologia pode te auxiliar
Como a tecnologia facilita a auditoria de terceiros
Analisar os principais pontos de uma auditoria de terceiros, pode parecer confuso e complicado à primeira vista. Com tantos documentos para analisar, é comum ficarmos perdidos e sem saber como proceder.
Nesse sentido, a tecnologia pode desempenhar um papel de facilitadora nesse processo.
Atualmente, existem no mercado diversos softwares de Gestão de terceiros que têm a função de organizar esses documentos e simplificar a análise por parte dos gestores.
Um sistema bem desenvolvido transforma um processo que exigiria tempo e trabalho manual em uma tarefa rápida, precisa e automatizada.
Após digitalizar e armazenar os documentos, é possível consultar a situação atual de seus processos terceirizados a qualquer momento.
Além disso, não há a necessidade de ficar analisando e procurando documentos errados ou vencidos, nem se preocupar com espaços físicos de armazenamento.
Com um software de gestão de terceiros, é possível consultar em tempo real a situação atual de seus processos terceirizados.
Isso permite que as decisões de negócios sejam embasadas pela operação dos terceiros. Além disso, a auditoria desses documentos possibilita a identificação de possíveis ameaças de natureza trabalhista ou de qualquer outra natureza, o que também agiliza a tomada de ações por parte da empresa contratante.
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